Как оформить использование личного автомобиля в служебных целях и получить компенсацию

Использование личного автомобиля для выполнения неких производственных задач, связанных с трудовыми отношениями между владельцев автомобиля и его работодателем — достаточно частое явление. При этом возможность получения автовладельцем компенсации за использование личной машины в служебных целях нередко игнорируется.

Способы компенсации

Существует два общепринятых способа оформления компенсационных выплат при использовании личного автомобиля в интересах работодателя, а именно:

• посредством заключения между работником и работодателем дополнительного соглашения к трудовому договору в соответствии с положениями ст. 188 ТК РФ;
• посредством применения нормативных актов;
• на основании договора аренды, в силу которого работодатель арендует автомобиль своего работника. В этом случае арендная плата будет являться способом компенсирования затрат автовладельца.

Более детально каждый из способов оформления мы рассмотрим ниже.

Компенсация по соглашению

Поскольку соглашение – это всегда продукт свободного волеизъявления сторон, то размер компенсации, порядок и способ ее выплаты могут быть установлены самими договаривающимися сторонами в тексте соглашения.

Компенсация по закону

При отсутствии договоренности между работником и работодателем, размер компенсации может быть установлен исходя из положений Постановления №92 Правительства РФ от8 февраля 2002 года.

Так, вышеуказанное постановление предусматривает следующие показатели ежемесячных компенсационных выплат:

1. для автомобилей с объемом двигателя до 2 000 см3— 1200 руб.;
2. для автомобилей с объемом двигателя более 2 000 см3 — 1500 руб.

Процедура оформления

Для оформления выплаты компенсации работнику необходимо согласовать использование личного автотранспорта в служебных целях с руководством организации и написать соответствующее заявление.

Федеральным государственным гражданским служащим, служебная деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями, ежемесячная компенсация за использование ими личного транспорта в служебных целях выплачивается в размере, не превышающем (п. 4 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 N 563):

• для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см — 2 400 руб., с объемом двигателя более 2 000 куб. см — 3 000 руб.;
• для мотоциклов — 1 200 руб.

Для получения компенсации и возмещения расходов служащий подает заявление с указанием сведений, для исполнения каких его должностных обязанностей и с какой периодичностью используется им личный транспорт.

К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства. При этом возмещение расходов на приобретение ГСМ производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.) (п. п. 2, 5 Правил).

Договор аренды

Аренда личного автомобиля работника может быть двух видов: с экипажем и без экипажа (ст. ст. 632, 642 ГК РФ). В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и производить его техническое обслуживание сам работник, во втором указанные обязанности возлагаются на других уполномоченных лиц.

В данном случае будет заключен договор аренды автомобиля, в котором будут отражены все особенности правоотношений сторон (в частности, стоимость аренды и услуг по управлению автомобилем).

Как правило, если иное не предусмотрено договором, арендатор несет расходы на содержание арендованного автомобиля, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ).

При этом в полисе ОСАГО необходимо учесть количество лиц, которые будут допущены к управлению автомобилем (если предполагается, что помимо собственника автомобиля им будет управлять иное лицо).

Расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля, оплачиваются владельцу при условии их указания в договоре аренды автомобиля и документального подтверждения (чеками, квитанциями, счетами-фактурами и т.п.).

Более детально с правилами оформления договора аренды автомобиля вы можете ознакомиться в соответствующем материале нашего сайта.

Обратите внимание!

С доходов работника в виде арендной платы организация удержит НДФЛ в размере 13%. Суммы компенсационных выплат не облагаются НДФЛ при наличии подтверждающих документов (ст. 188 ТК РФ; п. 3 ст. 217, п. 1 ст. 224, п. 1 ст. 226 НК РФ).