Акт комиссии по установлению стажа при потере или порче документа требуется не всегда.
Ситуации, при которых необходимо заполнять дубликаты трудовых книжек, прописаны в п. 31 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, закрепленных в применении приказом Минтруда от 19.05.2021 года № 320н. Сказано, что если имела место массовая утрата этих документов, органы исполнительной власти региона формируют специальную комиссию. И, уже основываясь на акте этой комиссии, руководство организации, где работает сотрудник, выдает ему дубликаты трудовых.
В абз. 7 названного п. 31 прописано, что в аналогичном порядке выдается дубликат трудовой, если она стала непригодна к использованию, например, обгорела или была испачкана. Получается, что по этой причине оформление дубликата книжки или вкладыша к ней не на основании акта комиссии по утверждению стажа будет считаться незаконным действием. Но Минтруд думает по-другому.
Он сообщил, что если трудовая или вкладыш к ней стали непригодны к использованию или утрачены, то сотрудник имеет право обратиться к нанимателю, чтобы ему выдали дубликат трудовой согласно п. 27 названного выше Порядка. В п. 27 говорится, что работник, который утратил трудовую, должен сразу же заявить об этом на том месте работы, где была сделана последняя запись в документ.
После того представитель руководства организации передает сотруднику дубликат книжки не позже 15 рабочих дней с даты подачи им заявления на выдачу нового документа. Вносить информацию в дубликат требуется согласно нормам, прописанным в главах I-IV указанного Порядка.
Ведомство подчеркивает, что комиссия по определению стажа, которая формируется органами исполнительной власти регионов, созывается по причине массовой утраты нанимателями данных документов персонала из-за чрезвычайных ситуаций. Это, например, экологические и техногенные катастрофы и иные чрезвычайные происшествия. Данная норма прописана в абз. 1 п. 31 названного выше Порядка.
Информация представлена в письме Минтруда от 28.09.2021 года № 14-6/ООГ-9180, опубликованном в ответ на обращение в ведомство работодателя.
Таким образом, если работник просто потерял трудовую, испортил, порвал, то ему нужно решить вопрос выдачи дубликата со своим последним работодателем. После подачи ему заявления книжка будет выдана не позднее чем через 2 недели.