Акт на списание материалов

Находящиеся на балансе предприятия материалы, сырье, товары могут быть признаны подлежащими списанию по ряду различных причин. Акт на списание материалов является документом, который позволяет зафиксировать списание товарно-материальных ценностей, находящихся на балансе организации.

Файлы в .DOC:Бланк акта на списание материаловОбразец акта на списание материалов

Как учитываются материалы

Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утверждены Приказом Минфина РФ от 28 декабря 2001 года № 119н) и Приказ Минфина России от 09 июня 2001 года № 44н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01» определяют порядок работы с активами, которые организация использует как сырье или материалы в процессе осуществления производственной деятельности, при оказании услуг, реализации и т.д.

Основания для списания товарно-материальных ценностей перечислены в пп. 90-132 Приказа Минфина РФ № 119н. Они могут быть следующими:

• передача материалов в производство;
• реализация, то есть продажа как сырья, так и готовой продукции;
• списание материалов по истечении срока их использования/эксплуатации и хранения;
• списание при обнаружении недостатков, порчи, в том числе после стихийных бедствий, аварий (пожар, потоп и т.п.);
• списание морально устаревших материалов (например, устаревшей оргтехники, компьютеров, принтеров);
• списание при выявлении недостач, в том числе и по причине хищения.

Что такое материалы

Материалами признается следующее имущество:

• сырье, то есть то, из чего производится продукция;
• полуфабрикаты, товары в стадии производства;
• готовая продукция, то есть продукция, которая готова к реализации и прошла все стадии производства;
• запасы — то, что не используется, но хранится на складе.

Процедура списания

Безусловно, нельзя так просто предложить к списанию тот или иной материал. Как правило, необходимость списания определяется комиссионно, по предложению лица, которое непосредственно отвечает за учет и сохранность материалов предприятия, например, главного бухгалтера. Списание может быть осуществлено:

• в плановом порядке, например, списание (отпуск) установленного ежемесячного объема материалов в производство или списание материалов, чей срок эксплуатации истек;
• после наступления каких-либо событий, внепланово (при выявлении факта хищения, после пожара, затопления).

На предприятии может быть создана как одна, постоянно действующая комиссия, занимающаяся списанием материалов, так и несколько комиссий в зависимости от специфики работы предприятия и необходимости, которая определяется индивидуально.

Комиссия назначается руководителем предприятия, который сам может быть ее председателем. В качестве председателя может быть назначено и другое лицо, например, главный бухгалтер. В состав комиссии, как правило, входят:

• материально ответственное лицо или лица, которые непосредственно отвечают за сохранность рекомендуемых к списанию материалов (руководители соответствующих подразделений, кладовщики, завхозы и т.п.);
• главный бухгалтер;
• технический или иной специалист, в компетенции которого находится определение пригодности/непригодности оборудования или материалов к использованию, определение степени их износа и т.п.;
• иные сотрудники на усмотрение руководства и приглашенные лица, например, инспекторы Госпожнадзора, санитарные инспекторы и т.п.

Эта комиссия в полном составе и подписывает акт на списание. Только после того, как акт подписан всеми членами комиссии, он передается руководителю на утверждение.

В общем виде процесс списания материальных ценностей выглядит так:

1. Приказом по предприятию создается комиссия, о которой мы сказали выше (если она еще не создана). Назначается дата заседания комиссии, указываются в общем виде материалы, по которым будет произведено списание, и причина для списания (например, в связи с пожаром, хищением и т.п.).
2. Комиссия осматривает материалы, подтверждает их пригодность на основании осмотра компетентного специалиста, данных документов (если речь идет о списании в связи с истечением срока годности), отчетов, расходов и т.п.
3. Комиссия согласовывает и уточняет планируемый к списанию объем, вносит в акт на списание перечень материалов, которые нужно будет списать, сумму.
4. Акт подписывается всеми членами комиссии и передается руководителю.
5. После утверждения бухгалтерия проводит списание по документам.
6. Если требуется — имущество уничтожается в установленном в организации порядке. Комиссия в данном случае будет контролировать уничтожение.

Если ответственным, например, за гибель имущества или его порчу является материально ответственное или иное лицо, в акте также делаются об этом отметки.

Составление акта

В настоящее время не существует обязанности применять для оформления актов на списание материалов какие-либо унифицированные формы. Как правило, организации самостоятельно разрабатывают формы по каждому виду списания (или одну общую) и утверждают их распорядительным документом вместе с Учетной политикой организации.

Для оформления акта на списание организация, например, может пользоваться формами ОКУД 0504230 и 0504143, внеся в них свои данные. Форма ОКУД 0504230 применяется для списания материальных ценностей. Форма 0504143 применяется для списания мягкого и хозяйственного инвентаря.

В обязательном порядке любой первичный учетный документ должен включать в себя следующие реквизиты:

1. название документа;
2. дату составления;
3. наименование организации;
4. содержание хозяйственной операции;
5. измеритель хозяйственной операции в натуральном и денежном выражениях;
6. наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
7. личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

Эти же реквизиты должны содержаться и в акте на списание, чтобы он был признан в будущем легитимным. На нашем сайте имеется типовая форма акта на списание материалов, которую вы можете индивидуализировать с учетом специфики ваших обстоятельств.

Форма акта на списание в общем виде выглядит следующим образом:

1. в грифе «утверждаю», располагающемся в верхнем правом углу, указываются данные руководителя (ФИО, должность, подпись), дата утверждения акта и название организации;
2. по центру располагается название документа и его номер;
3. под грифом указываются место составления акта и дата составления, вплоть до времени, если это необходимо;
4. в тексте акта указываются данные приказа, которым была назначена комиссия, составляющая акт, причина списания, перечисляются члены комиссии с указанием должностей, ФИО;
5. в основную часть акта в табличной форме вносятся данные о материалах, которые списываются: наименование, количество, цена, другие характеристики (артикул, партия, сорт и т.п.), причина списания. Данные должны быть проверены, поскольку ошибка влечет за собой отказ в списании;
6. в отдельной графе указывается итоговое количество предназначенных к списанию материалов и сумма, если это возможно;
7. указываются приложения к акту, например, экспертные заключения;
8. завершают акт подписи всех членов комиссии.

Списание материалов в производство

При списании материалов в производство в акте на списание необходимо будет отразить (помимо общей) следующую информацию:

1. данные отправителя материалов (структурное подразделение);
2. данные получателей материалов (структурное подразделение);
3. конкретное указание целей списания, например, «для производства стекловолокна»;
4. наименование и идентификационные характеристики материала, сорт, марка, год производства, партия;
5. единица измерения;
6. количество;
7. цена.

Отметим, что для оформления списания в производства организация может использовать и унифицированные формы документов, например:

• форму М-8, если материалы передаются часто, и в организации имеется план по их расходованию;
• карточку учета материалов по форме М-17;
• накладную по форме М-11, если материалы передаются подразделению компании, которое не является территориально обособленным.

Ответственность

За полноту и достоверность отраженных в акте сведений отвечают члены комиссии. Помимо этого члены комиссии отвечают за обоснованность причин для списания (износ, моральное устаревание, порча имущества, утрата и т.п.).

Следует помнить, что при обнаружении ошибок, неточностей или безосновательного списания материальных средств материально ответственное лицо может быть привлечено к ответственности, установленной условиями договора о материальной ответственности.

Акт на списание материалов составляется в двух экземплярах. Один остается у материально ответственного лица, второй хранится в бухгалтерии.

Минимальный срок хранения актов на списание составляет 5 лет, после чего акты уничтожаются в установленном в организации порядке.