Файлы в .DOC:Бланк акта об отсутствии вложений в почтовом отправленииОбразец об отсутствии вложений в почтовом отправлении
Главное, чтобы акт был составлен комиссионно и сразу после установления факта отсутствия в отправлении указанных в описи вложений.
Причина для составления акта
Пересылка почтой различных документов – это общепринятая практика. С целью подтверждения факта наличия в отправлении тех или иных бумаг составляется опись вложения.
С момента составления описи предполагается, что в конверте реально находятся именно те документы, которые фигурируют в описи. То есть если предположить, что конверт, в котором, согласно описи, находится, к примеру, решение суда окажется на самом деле пустым, адресату будет крайне сложно доказать, что он не получал копию решения.
То же самое применимо и к любому другому документу, отсутствующему в почтовом отправлении, будь то распоряжение ИФНС или протокол об административном правонарушении.
Для подтверждения факта неполучения того, что было вложено в конверт или бандероль, составляется акт об отсутствии вложений в почтовом отправлении полностью или в их части.
Физические лица составляют акт самостоятельно или через своих представителей в присутствии любых свидетелей. Корреспонденцию юридических лиц, как правило, получает и вскрывает конкретный работник с последующей регистрацией письма в журнале входящей корреспонденции.
Соответственно, и акт об отсутствии вложения должен составляться этим работником в присутствии свидетелей-работников организации.
Вскрытие почтового отправления
Письма или бандероли с вложениями в них всегда направляются заказной почтой с обратным уведомлением о вручении. Таким образом, расписка получателя в получении почтового отправления будет по умолчанию подразумевать, что он получил все, что указано в описи почтового вложения.
Поэтому при вскрытии отправления следует сверить его содержимое с тем, что указано в описи. Разумеется, желательно осуществить сверку непосредственно в почтовом отделении, однако это не всегда возможно.
Вне зависимости от того, где вскрывается конверт или бандероль, после выявления отсутствия всех документов или их части следует составить соответствующий акт.
Составить акт должен, как правило, непосредственный получатель, а вот расписаться в акте в качестве свидетелей могут любые лица – сотрудники канцелярии, соседи или даже участковый, если он окажется поблизости.
Составление акта
Итак, составление акта об отсутствии вложений в почтовом отправлении – это, в первую очередь, способ обезопасить себя от возможных дальнейших претензий, связанных с направлением документов.
Соответственно, отправитель письма должен быть извещен о том, что направленных документов в почтовом отправлении не было, или были, но совсем не те, которые указаны в описи.
Составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается у адресата, другой — на почте, а третий направляется отправителю.
Унифицированной формы акта не существует, а, следовательно, ее либо потребуется придумывать самостоятельно, либо взять в качестве образца любую из уже существующих форм. В рамках данной статьи мы предлагаем нашим пользователям возможность скачать шаблон акта об отсутствии вложений в почтовом отправлении и ознакомиться с образцом его заполнения. В процессе составления акта в шаблон потребуется внести следующие сведения:
- дату и место составления акта;
- наименование или ФИО составителя (как правило это получатель почтового отправления);
- ФИО и место жительства или ФИО и должность лиц, выступающих в качестве свидетелей;
- указание на несоответствие содержимого отправления с описью вложения. Потребуется внести уточняющие сведения – какой именно документ отсутствует, не присутствуют ли вместо нужного документа другие, не имеющие отношения к получателю;
- сведения о состоянии конверта или упаковки (нарушена или не нарушена целостность);
- подписи составителя и свидетелей.
Если акт составлялся в почтовом отделении, то расписывается и работник почты. После составления акта один из его экземпляров необходимо направить отправителю. Желательно также составить к акту соответствующее сопроводительное письмо.
В случае если почтовое отправление было доставлено нарочным или курьером, и он присутствовал при вскрытии отправления, то желательно вручить ему один из экземпляров акта немедленно.