Акт об уничтожении печати и штампа

Печати и штампы организации, вышедшие из употребления, необходимо уничтожить в установленном законом порядке. Для документального оформления процедуры уничтожения печатей и штампов составляется акт.

Файлы в .DOC:Бланк акта об уничтожении печати и штампаОбразец акта об уничтожении печати и штампа

Для чего нужны печати и штампы

Несмотря на то, что в 2015 году обязанность по использованию печати в административно-хозяйственной деятельности компаний была отменена, некоторые из них по-прежнему ими пользуются.

В делопроизводстве печать — это один из фирменных знаков организации, на котором содержатся основные ее реквизиты: наименование, адрес, ИНН/КПП и иные. Штамп содержит в себе различные надписи и служит для различных служебных целей, например:

• для удостоверения справок, выдаваемых организацией (угловой штамп «для справок»);
• для фиксации делопроизводственных операций («на контроль», «копия верна», «факсом», «входящее» и.т.п.).

В целях обеспечения контроля за правильностью использования и сохранностью печатей в организации назначаются ответственные лица. Для этого руководителем организации издается приказ о назначении ответственного лица.

Полный список как действующих, так и действовавших ранее печатей и штампов организации с их оттисками содержится в специальном журнале печатей и штампов, который ведется обычно делопроизводственной службой.

Причины уничтожения печатей и штампов

Необходимость в уничтожении печати и штампа может быть обусловлена:

1. износом или порчей печати/штампа;
2. изменением реквизитов, названия организации;
3. увольнением должностного лица, если штамп содержал его имя;
4. изменением названия структурного подразделения, его ликвидацией и т.п.

Как организовать уничтожение печати/штампа

Само уничтожение производится физически — уничтожается клише печати (разрезается или спиливается, если клише изготовлено, например, из металла или дерева). Но до собственно уничтожения его необходимо оформить.

В больших организациях существует локальный нормативный акт, регламентирующий порядок изготовления, хранения, учета и уничтожения печатей. В маленьких организациях это может быть оговорено отдельно издаваемым для каждого списания печатей и штампов приказом.

В общем виде процедура уничтожения печати и штампа выглядит так:

• в организации появляется повод для уничтожения печатей (например, изменение штатного расписания);
• на основании приказа об изменении штатного расписания начальниками соответствующих служб сдаются в отдел документационного обеспечения или иному ответственному за печати и штампы лицу недействующие печати и штампы;
• руководитель предпринятая издает приказ о создании комиссии по уничтожению печатей и штампов и определяет дату уничтожения;
• в указанную в приказе дату печати и штампы уничтожаются, составляется соответствующий акт, который подписывают все члены комиссии;
• в журнал печатей и штампов организации вносится запись об уничтожении и дата и номер акта.

В состав комиссии, как правило, включаются:

• руководитель или заместитель руководителя организации — председатель комиссии;
• руководитель службы делопроизводства;
• руководитель структурного подразделения, печати и штампы которого уничтожаются;
• работник службы кадров и т.п.

Составление акта

Форма акта об уничтожении печатей и штампов законодательно не регламентирована. На нашем сайте можно ознакомиться с образцом акта и скачать его бланк.