Акт приема-передачи дел

В процессе делопроизводства в организации образуется множество самых разных документов: распорядительных, бухгалтерских, служебных и так далее. В конце года документы подшиваются в дела. При смене ответственного за делопроизводство в организации или в подразделении лица эти дела передаются от одного лица другому с помощью акта приема-передачи дел.

Файлы в .DOC:Бланк акта приема-передачи делОбразец акта приема-передачи дел

Когда потребуется передавать дела

Смена ответственного за делопроизводство лица может быть связана как с увольнением этого лица, так и с его уходом в отпуск, на больничный и так далее. Кроме того, по истечении определенного срока хранения в подразделении дела передаются в установленном порядке в архив организации или государственный архив.

Поскольку некоторые документы представляют культурную, историческую, экономическую и другую ценность, важно обеспечить их сохранность с тем, чтобы к ним позже можно было обратиться. Акт приема-передачи дел выполняет несколько функций:

• Фиксирует текущее качественное и количественное состояние документов. При оформлении акта выявляются факты утери, порчи, гибели документов и т.п.
• Позволяет выявить виновного за утерю документов и привлечь его к ответственности.
• Ложится в основу приказа об организации розыска документов в случае, если обнаруживается утеря.

Процесс приема-передачи дел постоянного и длительного хранения осуществляется комиссионно.

Основанием для приема-передачи дел становится изданный руководителем организации приказ о смене ответственного лица.

Стоит помнить о том, что за утерю некоторых документов (например, бухгалтерских) организацию может ждать ответственность вплоть до уголовной.

Передавать дела можно как в пределах одной организации, так и из одной организации в другую, например, при разделении архивных фондов. Форма акта в данном случае не будет отличаться от внутренней. Количество экземпляров акта зависит от количества заинтересованных сторон.

Составление акта

В организации, как правило, существуют свои, разработанные на внутреннем уровне, формы актов приема-передачи дел. На нашем сайте имеется шаблон акта, которым вы можете воспользоваться для собственных нужд.

Акт приема-передачи дел должен содержать в себе следующие обязательные структурные элементы:

1. «шапку», в которой указываются данные организации (наименование, адрес), для ИП — ФИО;
2. дату и место составления акта, номер акта;
3. основание для передачи — дату и номер приказа о смене ответственного лица;
4. ФИО, должность лица, передающего дела;
5. ФИО, должность лица, принимающего дела;
6. перечень дел, оформленный в установленном порядке таким образом, чтобы документы были идентифицированы максимально четко (заголовок дела, номенклатурный номер, крайние даты);
7. отметки о состоянии дел, если необходимо. Выносится, как правило, отдельным пунктом «Примечание». Здесь вносятся сведения об утере, повреждении или наоборот, обнаружении документов, утерянных прошлым ответственным лицом;
8. отметку об итоговом количестве переданных единиц цифрами и прописью;
9. подписи сторон и расшифровку.

С момента подписания акта ответственность за дела несет принявшее их лицо.

Хранение

Поскольку, как правило, передаются документы, имеющие ценность, акты не уничтожаются сразу после смены ответственного лица, а хранятся в подразделении, принявшем документы, в течение времени, совпадающего со временем хранения самих документов. То есть если в архив были переданы документы постоянного срока хранения, акт хранится также постоянно, поскольку становится учетным документом.