Акт приема-передачи печати

Печать организации содержит ее реквизиты и является свидетельством того, что документ на самом деле создан этой организацией. Посредством акта приема-передачи печати фиксируется переход печати от одного ответственного за ее использование лица к другому.

Файлы в .DOC:Бланк акта приема-передачи печатиОбразец акта приема-передачи печати

Нужна ли печать вообще

Федеральным законом от 06 апреля 2015 года №82-ФЗ с организаций и индивидуальных предпринимателей снята обязанность пользоваться печатями. Однако документы, скрепленные печатью, все еще считаются вызывающими большее доверие, чем документы только с подписью или подписями руководителей. Именно поэтому некоторые организации еще используют печать.

Печать — это инструмент, содержащий сведения об организации или ИП, подпись которых она удостоверяет. Правом пользоваться главной печатью в организации обычно наделены генеральный директор и главный бухгалтер. Если в организации имеется печать, сведения о ее наличии должны быть внесены в Устав организации (на основании Федеральных законов №№ 208-ФЗ от 26 декабря 1995 года и 14-ФЗ от 08 февраля 1998 года).

Отдельным распорядительным документом в организации назначается ответственное лицо или ответственные лица, которые хранят у себя главную и внутренние печати организации. Как правило, ответственным за хранения главной печати является главный бухгалтер или начальник канцелярии. За печати подразделений отвечают руководители соответствующих подразделений.

Оттиски имеющихся в организации печатей и штампов вносятся в журнал печатей и штампов организации, который шнуруется, нумеруется и также скрепляется печатью.

Все операции с печатью (уничтожение, смена ответственного лица) должны фиксироваться документально. Для определения порядка обращения с печатями в организации разрабатывается нормативный локальный акт — «Положение об изготовлении, учете, хранении, использовании и уничтожении печатей и штампов организации», в котором находятся также и утверждаемые одновременно с самим документов формы актов, приказов и т.п.

Составление акта приема-передачи печати

Акт приема-передачи печати составляется в случаях как постоянной, так и временной смены ответственного за ее хранение и использование лица. Такая необходимость может возникнуть:

• при увольнении ответственного лица;
• при уходе ответственного лица в отпуск;
• при временной нетрудоспособности ответственного лица и т.п.

Акт составляется в двух экземплярах: один остается у лица, принявшего печать, второй — у передавшего.

Форма акта приема-передачи печати

На нашем сайте имеется шаблон акта приема-передачи печати, которым вы можете воспользоваться для своих нужд. Законом форма акта никак не регламентирована, и вы можете составить его на свое усмотрение. Главное, чтобы он содержал в себе следующие элементы:

1. «шапку» с указанием места и даты составления акта, грифа «утверждаю», должности, ФИО и расшифровки подписи руководителя, который будет подписывать акт;
2. название документа: «Акт приема-передачи печати/печатей»;
3. текст акта с указанием данных лица, которое передает печать и лица, получающего печать. В случае, если печать передается новому работнику, потребуется указать данные доверенности или приказа, которым это лицо назначено ответственным за данную печать. Если печать передается во временное пользование, указывается срок, на который она передается;
4. список принятых/переданных печатей;
5. дату и подписи лица, принимающего и передающего печать, оттиск печати.

Хранится акт в течение трех лет, после чего уничтожается в установленном в организации порядке.