Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Уничтожение документов является распространенной процедурой, позволяющей организации утилизировать документацию, утративших свою практическую и иную значимость, сохранив при этом коммерческую и другую тайну. Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения составляется с целью документализации данного процесса, а кроме того выполняет функцию учета уничтоженных дел.

Файлы в .DOC:Бланк акта уничтожения документов с истекшим сроком храненияОбразец акта уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Какие документы могут быть уничтожены

В процессе ведения предпринимательской и иной деятельности физическое или юридическое лицо создает и получает множество самых различных документов. По мере течения времени некоторые документы утрачивают свою значимость и подлежат утилизации. Основным критерием отбора документа к уничтожению является истечение срока его хранения, установление которого основывается на данных экспертизы ценности документа.

Под ценностью документа понимается его значение как в деятельности самой организации, так и в более широком смысле слова. Документ может являться достоянием культуры, историческим памятником, и иметь экономическое и другое значение. Уничтожение таких документов может иметь последствия вплоть до уголовного преследования.

Зачастую определить ценность того или иного документа бывает затруднительно даже для опытного сотрудника организации. Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года №558 был утвержден Перечень типовых управленческих документов, с указанием сроков их хранения. Он не является исчерпывающим, однако практически все основные виды документации и сроки их хранения в нем содержатся.

В соответствии с их ценностью документы можно разделить на категории. Критерием деления являются сроки хранения.

Документация постоянного хранения

Данный вид документации обладает самой высокой ценностью, поскольку содержит основную информацию об организации, а также являются объектом культурного и прочего интереса. Эти документы существуют столько, сколько существует организация, и не уничтожаются даже после ее ликвидации.

К ним относятся:

• учредительные документы организации;
• распорядительная документация по предприятию;
• положения о структурных подразделениях организации;
• акты приема-передачи при смене руководителей организации, и т.п.

Данные документы по истечении определенного срока передаются в объединенные архивы муниципальных образований или госархивы. Исключение составляют частные документы негосударственных организаций.

Среди этих документов выделяются особо ценные документы. Они обладают еще более высоким приоритетом.

Документы длительного хранения

К этой категории относятся дела, хранящиеся 11 лет и более. Эти документы имеют практическое значение в деятельности организации, но обычно не представляют общественной ценности. Это кадровая документация, документы об изготовлении электронной цифровой подписи и другие. Эти документы также хранятся в архиве организации и передаются на хранение в ведомственные или муниципальные архивы (об исключении сказано выше).

Документы временного хранения

Данная категория документов хранится в течение 10 лет и менее. Эти документы используются непосредственно в текущей деятельности организации и не имеют общественного значения. Эти дела не подлежат обязательной передаче в архив и могут храниться непосредственно по месту составления, например, в канцелярии или договорном отделе организации.

Хранение электронных дел осуществляется соответственно тем же срокам, что и хранение бумажных документов той же важности.

Определение ценности документов

Порядок определения ценности документов и отбора их к уничтожению регламентируется одобренными Росархивом «Основными правилами работы архивов организации» от 2002 года и более современными, хотя и во многом идентичными Правилами работы архивов организации, утвержденными приказом Минкультуры №526 от 15 марта 2015 года.

Экспертиза ценности документа в течение его «жизни» проводится как минимум дважды:

• в конце делопроизводственного года при переутверждении номенклатуры дел организации на следующий год;
• по истечении установленного срока хранения, когда определяются документы, которые можно уничтожить, и документы, которые будут переданы (если это предусмотрено) в объединенный архив.

Для того чтобы определить ценность документа требуется учет мнения специальной экспертной комиссии (ЭК), состав которой назначается приказом по предприятию.

Председателем комиссии назначается директор или заместитель директора по административной части или начальник службы делопроизводства. В комиссию рекомендуется включать не мене трех человек из числа наиболее хорошо разбирающихся в документации работников (как правило, это начальник кадровой службы, начальник службы делопроизводства) и обязательно — лицо, ответственное за архив организации. Эти работники будут нести ответственность за определение срока хранения каждого документа.

Для экспертизы ценности электронных документов могут быть привлечены работники IT-службы.

Если в организации имеется научная или иная документация, требующая учета мнения определенного специалиста, может быть создана отдельная комиссия с участием компетентных в данной области работников.

В полномочия ЭК входит продление срока хранения отдельных документов, если они будут признаны не утратившими ценность даже после того, как срок их хранения истек.

Оформляется решение ЭК протоколом. Протоколы заседания экспертной комиссии предприятия в случае, если документы передаются в городской или другой архив, обязательно согласовываются с экспертно-проверочной комиссией архива. Без ее одобрения изменение сроков хранения документов не допускается.

Уничтожение документов

После проведения экспертизы ценности документов с истекшим сроком хранения и согласования вопросов по спорным документам составляется акт о выделении документов к уничтожению.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

При уничтожении документов должны соблюдаться следующие принципы:

1. уничтожение должно быть санкционированным;
2. уничтожение не должно затрагивать документы, касающиеся длящегося или предстоящего судебного разбирательства;
3. уничтожение должно затрагивать не только оригиналы, но и копии документа;
4. уничтожение должно проводиться с соблюдением коммерческой и иной тайны, конфиденциальности информации.

Обычно сначала составляются акты по структурным подразделениям, а затем — общий акт, по предприятию.

Форма акта утверждена приказом Минкультуры РФ №526 от 15.03.2015 (Приложение №21 к Правилам работы архивов). Вам останется лишь вписать свои данные в шаблон.

Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, состоит из следующих разделов:

1. «шапка» документа с указанием названия документа, даты составления и номера документа, а также поля «Утверждаю», в котором указываются дата утверждения и проставляется должность, подпись и расшифровка подписи лица, которое утвердило акт;
2. преамбула, содержащая в себе ссылку на нормативный документ, ставший основанием для определения сроков хранения документа и название фонда (организации), дела которой отобраны для уничтожения;
3. основная часть, оформленная в виде таблицы, в которой перечисляются заголовки дел, выделенных к уничтожению. Заголовки удобнее группировать по структурным подразделениям. Если к уничтожению выделяется много однородных дел (например «Служебные записки»), то можно просто указать общий заголовок и обозначить количество дел;
4. в резолютивной части указывается итоговое количество дел, выделенных для утилизации, цифрой и прописью;
5. если организация передает документы на хранение в объединенный архив, в акт включается раздел об утверждении дел постоянного хранения ЭПК архива. Частным организациям, самостоятельно хранящим свои документы, такой отметки не требуется;
6. подпись лица, ответственного за архив;
7. номер и дата протокола заседания экспертной комиссии предприятия;
8. отметка о передаче дел на уничтожение. Указываются вес бумажных дел и наименование электронного носителя, а также способ утилизации, проставляются дата, должность и подпись работника, передавшего документы для уничтожения;
9. если уничтожаются документы, находящиеся в объединенном архиве, делается отметка о внесении изменений в учетные документы. Эта отметка также подтверждается подписью работника архива.

Уничтожение бумажных документов осуществляется физически: сжиганием, пропусканием через шредер и т.п.

Процедура может быть осуществлена как силами самого предприятия, так и силами сторонней организации. Прием-передача документов на уничтожение оформляется приемо-сдаточной накладной, а за погрузкой и вывозом документов следит работник архива или документационного обеспечения управления.

Не допускается использование документов с истекшим сроком хранения в качестве черновиков, а также выбрасывание их в общие мусорные корзины.

Самым надежным способом уничтожить электронный документ является уничтожение его физического носителя, однако допускаются и другие методы (стирание, перезапись, размагничивание и т.п.).

Статья 27 Федерального закона №125 от 22.10.2004 года оговаривает предусмотренную законодательством ответственность организаций за нарушения правил архивного хранения документов.