Акт уничтожения персональных данных на бумажных носителях

Порядок получения, передачи, хранения и уничтожения персональных данных в организации регламентируется положениями Федерального закона о персональных данных и разработанным на уровне организации локальным нормативным актом. Акт уничтожения персональных данных на бумажных носителях позволяет зафиксировать факт уничтожения документов, содержащих эти данные.

Файлы в .DOC:Бланк акта уничтожения персональных данных на бумажных носителяхОбразец акта уничтожения персональных данных на бумажных носителях

О персональных данных

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ регулирует порядок обращения с персональными данными в РФ.

Персональными данными считается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу:

  • паспортные данные;
  • сведения об имеющемся образовании;
  • сведения о водительской лицензии;
  • сведения о трудовой деятельности работника (стаж, места работы и т.п.);
  • сведения, указанные в страховом полисе;
  • сведения об имущественном, социальном положении;
  • данные о здоровье.

При сборе такой информации лицо или организация — оператор персональных данных, должны запрашивать у их владельца (субъекта) согласие на обработку персональных данных.

Акт уничтожения персональных данных на бумажных носителях. Часть 1

Работник, в случае, если речь идет об обращении с данными в организации, имеет право отказаться от предоставления данных (как это сделать, мы рассказали тут).

Также он имеет право в любой момент отозвать ранее данное согласие. В этом случае, а равно и в случае расторжения трудового договора работодатель обязан уничтожить персональные данные о работнике, как в бумажном, так и в электронном виде.

Обязанность уничтожения персональных данных закрепляется в организации посредством либо приказа о защите персональных данных, либо положения о персональных данных.

Кто уничтожает

Акт уничтожения — комиссионный документ, предполагающий участие в уничтожении как минимум трех человек. Акт составляется комиссией по уничтожению документов, назначенной приказом о создании комиссии. В состав комиссии, как правило, входят:

  • работник отдела кадров или другое лицо, непосредственно работающее с персональными данными;
  • юрисконсульт;
  • директор по административной работе или иной руководитель высшего звена — в качестве председателя.

Утверждается акт руководителем организации.

Как уничтожают

Уничтожение производится физическим способом: сжигание, измельчение в шредере в присутствии комиссии.

Уничтожить документы можно как своими силами, так и с помощью услуг сторонних организаций, которые обеспечивают соблюдение конфиденциальности при уничтожении.

Акт уничтожения персональных данных на бумажных носителях. Часть 2

Составление акта

Форма акта уничтожения персональных данных на бумажных носителях, как правило, утверждается вместе с положением о защите персональных данных работников на основе вышеупомянутого ФЗ. На нашем сайте имеются бланк и образец акта, которыми можно воспользоваться для своих нужд.

Акт оформляется на листе формата А4. В «шапке» акта потребуется указать сведения об организации: наименование, юридический адрес, телефон, ИНН/КПП.

В акте выделяют следующие структурные элементы:

  1. Гриф «Утверждаю», который оформляется в правом верхнем углу. В нем указывается информация о дате утверждения акта руководителем, наименование должности руководителя.
  2. Название документа.
  3. Номер документа (обязателен).
  4. Преамбулу акта, в которой указываются должности и ФИО членов комиссии, составляющих акт.
  5. Текст акта, в котором указываются дата и время уничтожения документов, способ уничтожения, а также приводится их перечень.
  6. Итоговая запись, в которой указывается количество уничтоженных документов.
  7. Подписи членов комиссии.

Акты уничтожения персональных данных на бумажном носителе хранятся постоянно.

Дзен! Дзен! Дзен! На нашем Яндекс Дзен канале ещё больше особенных юридических материалов в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас →

Комментарии