Акт уничтожения персональных данных на бумажных носителях

Порядок получения, передачи, хранения и уничтожения персональных данных в организации регламентируется положениями Федерального закона о персональных данных и разработанным на уровне организации локальным нормативным актом. Акт уничтожения персональных данных на бумажных носителях позволяет зафиксировать факт уничтожения документов, содержащих эти данные.

Файлы в .DOC:Бланк акта уничтожения персональных данных на бумажных носителяхОбразец акта уничтожения персональных данных на бумажных носителях

О персональных данных

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ регулирует порядок обращения с персональными данными в РФ.

Персональными данными считается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу:

• паспортные данные;
• сведения об имеющемся образовании;
• сведения о водительской лицензии;
• сведения о трудовой деятельности работника (стаж, места работы и т.п.);
• сведения, указанные в страховом полисе;
• сведения об имущественном, социальном положении;
• данные о здоровье.

При сборе такой информации лицо или организация — оператор персональных данных, должны запрашивать у их владельца (субъекта) согласие на обработку персональных данных.

Работник, в случае, если речь идет об обращении с данными в организации, имеет право отказаться от предоставления данных (как это сделать, мы рассказали тут).

Также он имеет право в любой момент отозвать ранее данное согласие. В этом случае, а равно и в случае расторжения трудового договора работодатель обязан уничтожить персональные данные о работнике, как в бумажном, так и в электронном виде.

Обязанность уничтожения персональных данных закрепляется в организации посредством либо приказа о защите персональных данных, либо положения о персональных данных.

Кто уничтожает

Акт уничтожения — комиссионный документ, предполагающий участие в уничтожении как минимум трех человек. Акт составляется комиссией по уничтожению документов, назначенной приказом о создании комиссии. В состав комиссии, как правило, входят:

• работник отдела кадров или другое лицо, непосредственно работающее с персональными данными;
• юрисконсульт;
• директор по административной работе или иной руководитель высшего звена — в качестве председателя.

Утверждается акт руководителем организации.

Как уничтожают

Уничтожение производится физическим способом: сжигание, измельчение в шредере в присутствии комиссии.

Уничтожить документы можно как своими силами, так и с помощью услуг сторонних организаций, которые обеспечивают соблюдение конфиденциальности при уничтожении.

Составление акта

Форма акта уничтожения персональных данных на бумажных носителях, как правило, утверждается вместе с положением о защите персональных данных работников на основе вышеупомянутого ФЗ. На нашем сайте имеются бланк и образец акта, которыми можно воспользоваться для своих нужд.

Акт оформляется на листе формата А4. В «шапке» акта потребуется указать сведения об организации: наименование, юридический адрес, телефон, ИНН/КПП.

В акте выделяют следующие структурные элементы:

1. Гриф «Утверждаю», который оформляется в правом верхнем углу. В нем указывается информация о дате утверждения акта руководителем, наименование должности руководителя.
2. Название документа.
3. Номер документа (обязателен).
4. Преамбулу акта, в которой указываются должности и ФИО членов комиссии, составляющих акт.
5. Текст акта, в котором указываются дата и время уничтожения документов, способ уничтожения, а также приводится их перечень.
6. Итоговая запись, в которой указывается количество уничтоженных документов.
7. Подписи членов комиссии.

Акты уничтожения персональных данных на бумажном носителе хранятся постоянно.