Акт уничтожения служебных удостоверений

Служебные удостоверения относятся к документам, удостоверяющим служебное положение и факт замещения определенной должности лицом — обладателем удостоверения. В случае необходимости уничтожения удостоверений потребуется составить акт уничтожения.

Файлы в .DOC:Бланк акта уничтожения служебных удостоверенийОбразец акта уничтожения служебных удостоверений

Об удостоверениях

Служебные удостоверения относятся к документам строгой отчетности. Выдача их осуществляется на основании специальных нормативных актов, издаваемых руководителями государственных и муниципальных органов, ведомств и так далее. Форма удостоверений, содержание реквизитов и сведений в них также устанавливается отдельными нормативными актами.

Выдача удостоверений осуществляется лицами, ответственными за их учет, назначение которых осуществляется с помощью приказа о назначении ответственного лица.

Учет удостоверений

Регистрация и учет служебных удостоверений осуществляются в специальном одноименном журнале. Журнал должен быть прошит, пронумерован и прошнурован, а также скреплен подписью ответственного лица. В журнал также вносятся сведения:

• о замене удостоверения;
• об утрате, порче удостоверения;
• об уничтожении удостоверения.

Организация уничтожения удостоверений

Сданные работниками удостоверения, в том числе и испорченные, неиспользованные в течение отведенного срока удостоверения, а также бланки, испорченные при оформлении или утратившие актуальность, должны быть уничтожены.

Уничтожение испорченных удостоверений проводится только по результатам и на основании акта служебного расследования.

Уничтожение производится комиссией, которая создается приказом о создании комиссии руководителя организации, с обязательным включением в ее состав ответственного лица. Комиссия может быть как постоянно действующей, так и временной. С приказом члены комиссии должны быть ознакомлены под подпись.

После создания комиссия:

1. Выявляет удостоверения, которые необходимо уничтожить.
2. Составляет акт, в котором указывает количество выделенных к уничтожению документов, ФИО и должности работников, которым принадлежали удостоверения, причину уничтожения и, при необходимости, дополнительные основания.
3. Назначает дату фактического уничтожения удостоверений и определяет способ.
4. Присутствует при уничтожении удостоверений.

Уничтожение удостоверений может быть осуществлено силами как самой организации, так и сторонней при условии сохранения конфиденциальности информации. Уничтожаются удостоверения физическим способом (сжигание, измельчение и т.п.).

Составление акта

Форма акта уничтожения удостоверений утверждается на локальном уровне. На нашем сайте имеются бланк и образец акта об уничтожении служебных удостоверений, которым также можно воспользоваться для своих нужд. В акте потребуется указать:

1. в графе «утверждаю» — ФИО, должность руководителя, название организации;
2. в заголовке акта — его номер;
3. в реквизитах акта — дату составления и место (населенный пункт);
4. в преамбуле акта — ФИО, должности членов комиссии;
5. в тексте акта — его суть (уничтожение документов), а также список уничтожаемых удостоверений;
6. в итоговой записи — количество уничтоженных удостоверений цифрой и прописью, способ уничтожения;
7. подписи членов комиссии.

После утверждения акта сведения о нем вносятся в журнал регистрации удостоверений в графу «уничтожено». Акты уничтожения служебных удостоверений хранятся постоянно.