Архивная справка

Архивная справка — документ, выдаваемый архивным учреждением и содержащий в себе информацию о предмете запроса: документе или сведениях из документа, имеющихся в данном архиве.

Файлы в .DOC:Бланк архивной справкиОбразец архивной справки

Назначение архивной справки

Граждане и организации могут обращаться в архивное учреждение по самым разным поводам, например:

• за сведениями о рождении и смерти умерших родственников, составлением генеалогического древа;
• за сведениями о пенсионном стаже, награждении;
• за получением сведений правового характера и т.п.

Архивные справки выдаются на основании запросов. Более подробно о составлении запросов в государственный архив можно прочитать в соответствующем материале нашего сайта.

Принципы составления справки

Организации, являющиеся источниками комплектования архива, по истечении определенного установленного законом срока документов обязаны передавать в архивное учреждение документы постоянного и длительного сроков хранения.

Документы из организаций принимаются особым образом — по описям, содержащим в себе сведения о каждом документе, переданном на хранение, и в дальнейшем уже архив обеспечивает их учет и отвечает за их сохранность.

Любой документ, поступивший в архив, имеет определенные реквизиты:

• номер фонда (номер, под которым числится предприятие, сдавшее этот документ в архив);
• номер описи (номер каталога в фонде архива);
• номер дела (номер конкретного тома, в который подшит документ).

Все эти реквизиты будут отражены в архивной справке.

Какие сведения содержатся в архивной справке

Архивная справка составляется по установленной форме (Приложение №42 к Правилам работы архивов, утвержденным Росархивом в 2002 году). Ведомства могут утверждать свои формы справок, но, как правило, они незначительно отличаются от вышеупомянутой.

Из архивной справки можно узнать следующие сведения:

1. кому она выдана;
2. на основании какого запроса предоставлены сведения (в справке будут указаны дата и регистрационный номер обращения);
3. подробный ответ на вопрос или сведения о документе с указанием его реквизитов, о которых мы сказали выше;
4. дату составления справки и должность лица, составившего справку.

Если в тексте оригинального документа будут неразборчивые надписи, участки с расплывшимися надписями и т.п., в справке также будет это указано.

Срок выдачи архивной справки

Обращения граждан рассматриваются архивным учреждением в течение 30 дней. По истечении этого срока заявителю предоставляется ответ. Если документов или сведений в архиве не имеется, в справке это также будет указано.