Авансовый отчет по командировке

Как понятно уже из самого названия, авансовый отчет по командировке составляется командированными работниками по результатам фактически произведенных затрат из средств, полученных от предприятия на осуществление задания, связанного с командировкой.

Файлы в .DOC:Бланк авансового отчета по командировкеОбразец авансового отчета по командировке

Командировочные расходы

Бухгалтерия осуществляет выдачу командировочных при наличии соответствующего приказа руководителя предприятия о направлении работника в командировку с целью выполнения тех или иных производственных задач.

Сумма, выдаваемая в качестве командировочных — это всегда некий авансовый платеж в счет будущих затрат. После исполнения командировочного задания работник, соответственно, должен предоставить в бухгалтерию отчет о реальных затратах, произведенных им на командировочные нужды из полученных средств.

В случае если по полученному командировочному авансу сохранился остаток денежных средств, то он подлежит возврату в кассу предприятия. В случае если имел место объективный перерасход средств, то есть если работник потратил больше, чем получил в качестве командировочных, то он вправе получить возмещение.

В любом случае имевшие место расходы должны быть подтверждены документально. С этой целью работник обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет по командировке и приложить имеющиеся финансовые документы, подтверждающие оправданные расходы, то есть расходы оправданные командировочным заданием.

В качестве финансовых документов могут быть приложены:

• различные платежные документы, такие как чеки, квитанции;
• проездные билеты, в том числе и на общественный транспорт в черте населенного пункта;
• договоры, если траты на проживание, к примеру, обосновываются соответствующим договором и т.д.

Авансовый отчет

Предустановленной и обязательной к применению формы авансового отчета в настоящее время не существует. Однако ранее действовавшая обязательная форма АО-1 не утратила своей актуальности и широко применяется в бухгалтерской работе.

То есть предприятия и организации вправе как использовать прежнюю унифицированную форму, так и разрабатывать собственные варианты форм авансового отчета. При самостоятельной разработке потребуется включить в форму отчета следующие данные:

1. номер отчета и дату его составления;
2. графу для утверждения авансового отчета руководителем предприятия;
3. наименование и основные реквизиты предприятия (организации);
4. сведения о работнике, направленном в командировку, включая место его работы и должность;
5. сведения о получении командированным работником авансового платежа;
6. сумму выданных работнику командировочных (с указанием валюты);
7. цель выдачи командировочных и рамки, в пределах которых они могут быть потрачены;
8. перечень расходов и финансовых операций, расположенный в таблице с двумя окнами. Левое окно заполняется работником и содержит сведения о полученной сумме, сумме остатка или сумме перерасхода. Правое окно заполняется сотрудником бухгалтерии и содержит сведения о движении сумм, выданных в качестве командировочных;
9. количество прилагаемых в подтверждение расходов документов;
10. возвращенную сумму или сумму компенсации перерасхода;
11. подпись сотрудника бухгалтерии и подпись работника.

Оборотная сторона авансового отчета содержит перечень прилагаемых к отчету документов, подтверждающих расходы работника. По каждому из прилагаемых документов указывается их вид, дата выдачи, содержащаяся в них сумма затрат и сумма субсчета, по которому они проводятся.

Заполняется авансовый отчет в одном экземпляре и передается работником в бухгалтерию не позднее чем через 3 дня после возвращения из командировки.

Поскольку авансовый отчет по командировке относится к документам строгой отчетности, помарки и исправления в нем недопустимы. Заполненный авансовый отчет подписывается сотрудником бухгалтерии (главным бухгалтером) и кассиром.

В отрезную часть авансового отчета должна быть включена расписка бухгалтера, получившего от работника документы, подтверждающие затраты на командировку.