Файлы в .DOC:Бланк докладной запискиОбразец докладной записки
Назначение докладной записки
Донесение информации в виде докладной записки предполагает, что полномочия по принятию решения, касающегося факта или события, о котором идет речь в докладной записке, принадлежат вышестоящему руководителю.
То есть нижестоящий в иерархической лестнице не принимает какого-либо самостоятельного решения по имевшему место событию. Он рапортует «наверх» о том, что имел место некий факт, который рапортующий характеризует, как имеющий существенное значение и нуждающийся в оценке руководством.
Например, при выявлении факта прогула начальник цеха не вправе принять решение об увольнении работника, однако он считает, что имело место существенное нарушение трудовой дисциплины, негативно повлиявшее на производственный процесс. Поэтому о факте прогула он сообщает руководителю, имеющему право принятия санкций в отношении прогульщика.
Более подробно об особенностях составления докладной записки об отсутствии работника на рабочем месте можно прочитать в отдельном материале нашего сайта.
В равной степени докладные записки могут касаться хода выполнения какой-либо определенной работы, мероприятия или плана в целом. В любом случае, основным назначение докладной записки является донесение информации до руководства.
Оформление записки
Составляется докладная записка в произвольной форме на бумажном носителе. При направлении докладной записки в вышестоящее ведомство допустимо использование официального бланка организации, если подобные бланки имеют место во внешнем документообороте.
Условно содержание докладной записки можно подразделить на три составляющих – вводную, констатирующую, анализирующую и резюмирующую. Вводная часть включает в себя:
- наименование адресата – руководителя, которому направляется записка;
- дату и место составления записки;
- регистрационный номер записки;
- заголовок документа (например, «О нарушении должностных обязанностей работником И.И. Ивановым»). Заголовок опционален.
Констатирующая часть является, по сути, описанием конкретного события, легшего в основу докладной записки. Должны быть указаны основания написания записки, дата события, причина события и т.д.
Например, констатирующая часть может звучать следующим образом: «Я, начальник транспортного цеха, Иванов В.В., 12.01.2023 года участвовал в проверке состояния транспортных средств, находящихся на балансе предприятия. В процессе проверки было установлено, что водитель автоколонны №1 автотранспортной службы Калиниченко Сергей Викторович находился на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения. Констатация факта опьянения была осуществлена фельдшером Канюк Т.В.»
Анализирующая часть может включать в себя отношение автора записки к событию. Например, «Невыход водителя Кузнецова И.И. на работу повлек за собой срыв поставки пальмового масла на молочный комбинат».
Резолютивная составляющая не обязательна. Однако автор записки вправе просить руководителя принять конкретные меры по предмету докладной записки. Например, «Ввиду того, что слесарь хозяйственной службы Кубыткин Н.И неоднократно допускал нарушения трудовой дисциплины, прошу применить к нему дисциплинарное взыскание в виде увольнение».
Текст докладной записки заканчивается подписью ее автора. Вполне допустимо приложение к докладной записке любых других документов, например:
- акта освидетельствования на предмет опьянения;
- объяснительной записки работника;
- схем выполнения работ;
- протокола осмотра места происшествия и иных документов, имеющих непосредственное отношение к предмету докладной записки.