Должностная инструкция архивариуса

Должностная инструкция архивариуса является локальным нормативным актом, регламентирующим права и обязанности работника, занимающего эту должность.

Файлы в .DOC:Бланк должностной инструкции архивариусаОбразец должностной инструкции архивариуса

Законодательная база

В Трудовом кодексе не содержится понятия должностной инструкции как такового. Более того, обязанность ее составления не оговорена ни федеральными законами, ни все тем же Трудовым кодексом.

Основным документом, в котором оговариваются права и обязанности работника, является трудовой договор (ст. 57 ТК РФ). Кроме того, существует также и перечень других документов, которые работодатель разработать обязан:

• Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
• инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ) и другие.

Должностной инструкции среди обязательных документов нет, однако на практике он применяется достаточно часто, поскольку позволяет раскрыть трудовые функции работника более полно.

Что нужно учесть при разработке должностной инструкции

Если в организации все-таки решено разработать должностную инструкцию, то следует учитывать следующее:

1. Инструкции должны быть разработаны на все должности, имеющиеся в штатном расписании, включая должность генерального директора.
2. Название должности, указанное в инструкции, должно совпадать с названием должности, указанным в штатном расписании. При изменении названия должности или структуры организации инструкции потребуется переутвердить.
3. Мало разработать инструкцию и ознакомить с ней работников — она должна быть утверждена руководителем и введена в действие приказом.
4. На предприятии должна быть организована регистрация должностных инструкций.
5. В соответствии со ст. 68 ТК РФ с должностной инструкцией, как с документом, касающимся исполнения трудовой функции, работник должен быть ознакомлен под подпись до момента заключения трудового договора.

Процедура разработки документа

Должностные инструкции на работников разрабатываются их непосредственными руководителями. ДИ архивариуса может быть разработана начальником архива или заведующим архивом, или, если речь идет об архиве организации — начальником отдела документационного обеспечения.

В соответствии с порядком разработки и согласования локальных нормативных актов к составлению должностной инструкции могут быть привлечены и другие специалисты, например, юрисконсульт, директор по административной работе и т.п.

Круг лиц, которые будут заниматься разработкой ДИ архивариуса и/или других инструкций на предприятии, определяется приказом руководителя. О его составлении подробно мы рассказали тут.

Разделы инструкции

Унифицированной и обязательной к применению должностной инструкции не существует. Мы рекомендуем опираться на представленную на нашем сайте типовую форму инструкции, в которую при необходимости можно внести дополнительные разделы.

В общем виде структура ДИ представлена следующими разделами:

1. Общие положения.
2. Трудовые функции (обязанности работника).
3. Права работника.
4. Ответственность.

Остановимся на разделах более подробно.

Общие положения

В этот раздел включаются основные сведения о должности архивариуса:

• категория персонала, к которой относится работник (специалист);
• требования к архивариусу (наличие образования или курсов, стаж по специальности);
• порядок приема на работу (например, «принимается приказом генерального директора по представлению начальника архива»);
• указание на непосредственное и прямое подчинение.

В данном разделе также могут быть перечислены нормативные документы, с которыми должен быть знаком архивариус, а также его основные умения.

Уточним, что перечислять конкретные документы необязательно, достаточно простого упоминания, например, «законодательством Российской Федерации об архивном деле» и т.п.

Обязанности работника

В разделе обязанностей оговаривается круг трудовых функций работника, занимающего должность архивариуса. В раздел могут быть включены следующие обязанности:

• Сортировка поступивших на архивное хранение в соответствии с фондами и подразделениями.
• Оформление учетной документации архива.
• Составление описей дел, в том числе и электронных.
• Розыск утерянных дел.
• Копирование, сканирование документов.
• Выдача архивных справок.
• Ведение документации по выдаче архивных справок.
• Работа с документами, имеющими особую ценность.
• Подготовка документов к оформлению в дела.
• Составление сводных описей.
• Составление отчетности по работе и т.п.

Права работника

Для исполнения своих трудовых функций архивариус вправе:

• участвовать в обсуждении решений, принятых руководителем;
• вносить предложения по работе архива;
• требовать от руководителя обеспечения рабочего места необходимым оборудованием и расходными материалами (бумага, канцтовары).

Ответственность работника

В данном разделе необходимо оговорить ответственность архивариуса за исполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей. Указывать статьи и ссылаться на конкретные законы не нужно. Достаточно обозначить ответственность в общих чертах, например, фразой: «несет дисциплинарную, административную и гражданскую ответственность в пределах, установленных действующим российским законодательством».

Утверждение и ознакомление

После прохождения процедуры согласования должностная инструкция подается на утверждение руководителю организации и вводится в действие приказом.

Утвержденная инструкция регистрируется в журнале регистрации должностных инструкций, после чего предлагается к ознакомлению всем архивариусам.

Ознакомление производится принятым на предприятии способом: на листе ознакомления, в журнале ознакомления и т.п.

Один оригинал инструкции остается в подразделении, другой передается в отдел кадров. Специалисты отдела кадров в дальнейшем будут обеспечивать ознакомление с инструкцией вновь принимаемых на должность архивариуса работников.