Должностная инструкция делопроизводителя

Должностная инструкция делопроизводителя позволяет определить круг его основных прав и обязанностей в организации.

Файлы в .DOC:Бланк должностной инструкции делопроизводителяОбразец должностной инструкции делопроизводителя

Обязательно ли составлять должностную инструкцию

Составление некоторых локальных нормативных актов прямо предусмотрено законодательством. Например:

• статья 189 ТК РФ оговаривает обязанность разработать Правила внутреннего трудового распорядка;
• статья 212 ТК РФ устанавливает обязанность разработать инструкции по охране труда и т.п.

Должностные инструкции в настоящее время относятся к ЛНА, которые работодатель разрабатывает на свое усмотрение. Однако, если такой локальный нормативный акт все-таки решено разработать, то:

1. инструкции потребуется разработать на все указанные в штатном расписании должности, включая должность руководителя организации. Важно, чтобы название должности, указанное в инструкции и в штатном расписании, было идентичным;
2. в соответствии со ст. 68 ТК РФ вновь принимаемые сотрудники должны будут ознакомляться с ДИ до момента заключения трудового договора, поскольку этот ЛНА входит в число документов, напрямую относящихся в трудовой деятельности на конкретной должности;
3. инструкции потребуется утвердить и ввести в действие распорядительным документом руководителя. О правилах его составления мы рассказали тут;
4. потребуется организовать регистрацию инструкций.

Кто разрабатывает должностную инструкцию делопроизводителя

Инструкции на работников разрабатывают их непосредственные руководители. В случае с ДИ делопроизводителя это, как правило, начальник отдела делопроизводства.

К разработке должностной инструкции могут привлекаться и другие специалисты и руководители, как правило, в рамках согласования, например:

• начальник юридической службы — для проверки соответствия инструкции требованиям трудового законодательства. В случае если инструкция (любой ЛНА) ухудшает положение работника в сравнении с ТК РФ и иными нормативами, касающимися труда, такая инструкция априори будет считаться недействующей;
• директор по административной работе или по работе с персоналом и т.п. — как руководитель — куратор по направлению деятельности.

При необходимости дополнительного определения сроков разработки инструкции и ответственных лиц составляется приказ о разработке должностной инструкции делопроизводителя.

Структура инструкции

Унифицированной формы должностной инструкции не существует. На нашем сайте представлен образец типовой инструкции делопроизводителя, которым можно воспользоваться для собственных нужд.

В структуре ДИ выделяют следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Обязанности работника.
3. Права работника.
4. Ответственность работника.

Эти разделы могут быть дополнены другими в случае необходимости. Рассмотрим каждый раздел подробнее.

Общие положения

В этом разделе описываются цель разработки инструкции, а также кратко перечисляются нормативные акты, на основании которых она была разработана. Здесь же перечисляются:

• категория персонала, к которой относится делопроизводитель — специалист;
• место делопроизводителя в структуре организации (наименование подразделения, подчиненность);
• порядок приема на работу, замещения на период отпуска и болезни;
• требования к делопроизводителю (образование, опыт работы, дополнительные курсы).

Здесь же может быть приведен список нормативных актов, которыми должен руководствоваться делопроизводитель в своей деятельности.

Должностные обязанности

В данном разделе перечисляются должностные обязанности делопроизводителя, такие, например, как:

1. проверка документов, подготовленных руководителями служб, на соответствие правилам орфографии и пунктуации, требованиям положения о делопроизводстве организации;
2. регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
3. оформление и отправка почтовой корреспонденции;
4. регистрация распорядительных документов;
5. копирование, сканирование документов;
6. участие в подготовке документов к передаче на архивное хранение (составление описей, оформление дел);
7. консультирование руководителей по вопросам подготовки документов;
8. контроль исполнения поручений руководителя организации;
9. регистрация служебной корреспонденции (внутренней переписки);
10. обеспечение сотрудников актуальными бланками заявлений, служебных записок;
11. составление отчетов о работе и так далее.

Права делопроизводителя

В процессе исполнения своих трудовых обязанностей делопроизводитель имеет право:

• требовать от руководителя обеспечения рабочего места необходимым оборудованием и оснащением (канцтовары, сканер, персональный компьютер, принтер и т.п.);
• выступать перед непосредственным руководством с предложениями по оптимизации работы;
• защищать свои интересы всеми не запрещенными законодательством способами.

Ответственность

В данном разделе оговаривается ответственность делопроизводителя за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей. Виды ответственности могут быть:

• дисциплинарная;
• административная;
• гражданская;
• уголовная и т.п.

Ознакомление и хранение

После утверждения с инструкцией должны быть ознакомлены все делопроизводители организации. Ознакомление может производиться как в журнале ознакомления с ЛНА организации, так и на отдельном листе ознакомления с должностной инструкцией. Лист ознакомления с ЛНА может также быть оформлен как приложение к трудовому договору.

После ознакомления работнику на руки выдается либо оригинал (если изготовлено требуемое их количество), либо рабочая копия.

Один оригинал инструкции передается в подразделение, другой — в отдел кадров, где в дальнейшем будет производиться ознакомление с инструкцией вновь принятых работников.