Должностная инструкция паспортиста управляющей компании

Должностная инструкция паспортиста управляющей компании определяет права, обязанности и ответственность этого работника.

Файлы в .DOC:Бланк должностной инструкции паспортиста управляющей компанииОбразец должностной инструкции паспортиста управляющей компании

Обязательно ли разрабатывать инструкцию

В отличие от трудового договора и Правил внутреннего распорядка, обязательность которых прямо установлена соответственно ст.ст. 57 и 189 ТК РФ, должностная инструкция является документом-опцией, что означает, что работодатель может без последствий для себя обходиться и без нее.

При принятии решения о разработке этого документа мы рекомендуем опираться на принятые в отрасли правила и необходимость инструкций для конкретной организации.

Как правило, в управляющих компаниях предпочитают иметь должностные инструкции на сотрудников. В случае, если инструкции все же решено разработать, следует иметь в виду следующее:

• должностные инструкции должны быть разработаны на все должности, имеющиеся в штатном расписании компании, включая руководителя;
• инструкции должны быть утверждены распорядительным документом руководителя;
• работающие паспортисты должны быть ознакомлены с инструкцией под подпись;
• вновь принимаемые работники должны быть ознакомлены с инструкцией до момента подписания трудового договора (ст. 68 ТК);
• инструкции должны пересматриваться не реже 1 раза в 5 лет, а при изменении законодательства — чаще.

Кто должен заниматься разработкой ДИ

Разработкой должностных инструкций на специалистов обычно занимаются их непосредственные руководители. В случае с паспортистом это может быть начальник ЖЭУ. Однако отметим, что разработка инструкции может быть поручена и другим специалистам.

При необходимости директор управляющей компании может дополнительно определить ответственных за разработку инструкции вообще и инструкции паспортиста в частности. Делается это посредством издания распорядительного документа — приказа о разработке ДИ. В приказе могут быть дополнительно обозначены:

• сроки представления инструкции на утверждение;
• согласующие лица (юрисконсульт, инженер по охране труда, специалисты канцелярии и т.п.).

С приказом о разработке ответственных лиц следует ознакомить под подпись.

Структура инструкции

Несмотря на то, что унифицированной структуры должностной инструкции не существует, на практике принято использовать типовую, которая включает в себя следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Обязанности работника.
3. Права работника.
4. Ответственность работника.

Разделы могут быть дополнены, изменены, могут называться иначе. Например, в инструкцию может быть включен раздел «Функции работника».

Общие положения

В данном разделе указывается цель разработки инструкции, а также излагается основная информация о должности, на которую она разрабатывается. Так, здесь указываются:

1. категория персонала, к которой относится паспортист управляющей компании (специалист);
2. требования к лицу, замещающему должность (наличие среднего профессионального образования, опыт работы и т.п.);
3. порядок приема паспортиста на работу (по чьему представлению, чьим приказом);
4. место паспортиста в подразделении (непосредственная подчиненность);
5. порядок замещения паспортиста на период его отсутствия по различным причинам (болезнь, отпуск, командировка и т.д.).

Также в данном разделе могут быть перечислены основные федеральные и локальные нормативные акты, которыми паспортист должен руководствоваться в своей деятельности.

Обязанности работника

Раздел обязанностей является основным в инструкции и должен содержать подробный перечень должностных обязанностей сотрудника.

При этом обязанности, указанные в инструкции, не должны ухудшать положение работника в сравнении с трудовым договором и не должны противоречить трудовому законодательству. В противном случае инструкции будет недействительной.

В качестве должностных обязанностей паспортиста могут быть указаны:

1. Проверка паспортов и иных документов, предъявляемых гражданами для регистрации по месту жительства и пребывания.
2. Осуществление регистрации граждан по месту жительству и пребывания и выписки их в соответствии с установленным законом порядком.
3. Подготовка и выдача справок населению.
4. Ведение паспортного учета в электронной картотеке, работа с ней.
5. Контроль за соблюдением паспортного режима населением.
6. Составление отчетности по работе.

Права работника

Данный раздел является условно-стандартным и включает в себя следующие права работника:

1. Право требовать от руководства обеспечения своего рабочего места всем необходимым для выполнения трудовых обязанностей (компьютер, канцтовары).
2. Право вносить предложения по своей работе непосредственному руководству.
3. Право получать от других работников и руководства информацию и документы, необходимые для работы.
4. Право защищать свои интересы всеми законными способами.

Ответственность работника

В данном разделе оговариваются различные виды ответственности паспортиста управляющей компании за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей.

Перечислять статьи и нормы не нужно. Достаточно общего указания, например: «в соответствии с действующим законодательством РФ».

Утверждение и ознакомление работников

Должностная инструкция для обретения своей силы как локального нормативного акта должна быть утверждена и введена в действие приказом руководителя. О том, как составить такой приказ, мы рассказали тут.

Обычно в этом случае инструкция подается как приложение к приказу. При необходимости может быть создано несколько оригиналов инструкций: для подразделения, для отдела кадров, для работников и т.п.

После подписания и регистрации приказа его номер и дата проставляются на должностной инструкции. После этого сама инструкция регистрируется в журнале, и на ней ставится порядковый номер.

Ознакомление работников может быть произведено на листе ознакомления с должностной инструкцией https://zakonius.ru/obrazec/list-oznakomleniya-s-dolzhnostnoj-instruktsiej или в журнале ознакомления с ЛНА.