Доверенность на право заверения копий документов

Для того чтобы копия документа организации или физического лица имела юридическую силу, в некоторых случаях необходимо ее заверение. Посредством оформления доверенности на право заверения копий сотруднику или сотрудникам организации делегируется право удостоверять копии определенных документов.

Файлы в .DOC:Бланк доверенности на право заверения копий документовОбразец доверенности на право заверения копий документов

Зачем нужна доверенность

Доверенность является документом, посредством которого одно лицо, называемое доверителем, передает другому лицу, называемому доверенным, право представлять какие-либо его интересы перед третьим лицом или лицами. Доверенности могут оформляться в простой письменной форме или нотариально.

В больших организациях генеральный директор, как правило, распределяет часть своих полномочий между другими сотрудниками из числа руководящего состава с целью снижения нагрузки и оптимизации рабочих процессов.

В соответствии со статьей 182 ГК РФ полномочия действовать от имени юридического лица физическое лицо приобретает:

• на основании документа уполномоченного государственного органа;
• на основании законодательства, например, если речь идет о руководителе ООО;
• на основании доверенности.

Поскольку в некоторых случаях генеральный директор физически может не иметь возможность заверять все копии документов, производимые организацией, логичным будет возложить эти полномочия на сотрудников, непосредственно работающих с этими документами.

Как правило, в качестве доверенного лица при оформлении доверенности на право заверения копий документов выступает начальник канцелярии, начальник отдела кадров, бухгалтер и т.п.

Когда могут потребоваться заверенные копии документов

Правильно заверенная копия документа имеет юридическую силу оригинала, то есть позволяет ее владельцу совершать от своего имени или имени организации все те же действия, что он совершал бы с оригиналом на руках.

В некоторых случаях законодательство прямо запрещает организации выдавать на руки оригиналы документов вне установленных для этого случаях.

Например, оригинал трудовой книжки работнику может быть выдан только для предоставления в Пенсионный фонд. Во всех остальных случаях ему предоставляется заверенная копия.

Заверенные копии документов могут потребоваться при оформлении договоров, при осуществлении представительства интересов организации в госорганах, в кадровом делопроизводстве и т.п.

Составление доверенности

При составлении доверенности на предоставление права заверки копий документов следует руководствоваться общими правилами составления доверенностей, которые определены ст.ст. 185-189 ГК РФ.

Доверенности от имени юридического лица могут быть оформлены на фирменном бланке организации, если она их использует, или на обычном листе формата А4. В этом случае реквизиты организации потребуется указать в «шапке» документа. На нашем сайте имеется типовой шаблон доверенности на заверку копий документов, которым вы можете воспользоваться, индивидуализировав под свои обстоятельства.

В целом структура доверенности состоит из следующих элементов, расположенных последовательно:

1. «шапка» документа, в которой указываются данные юридического лица: наименование, юридический адрес, ОГРН, ИНН;
2. под «шапкой» — название документа, дата выдачи доверенности и место составления. Доверенности, выдаваемые юридическими лицами, в обязательном порядке регистрируются в журнале выдачи доверенностей, следовательно, доверенности должен быть присвоен номер;
3. сведения о лице, передающем полномочия: ФИО, должность, данные документа, на основании которого сам доверитель действует от имени организации;
4. сведения о лице, которому делегируются полномочия: ФИО, должность, паспортные данные;
5. перечисление полномочий. В данном разделе следует указать, какие именно копии документов имеет право заверять с момента оформления доверенности сотрудник, на которого возлагаются полномочия;
6. подпись доверенного лица;
7. подпись доверителя.

Указание срока доверенности не является обязательным. В случае если срок доверенности не указать, то по умолчанию он будет равен одному году.

Однако если стороны решат заверить такую доверенность у нотариуса, то без указания срока она будет действовать до момента ее отмены доверителем. В этом случае при увольнении сотрудника работодателю стоит позаботиться об отмене доверенности дополнительно.

Что делать с доверенностью дальше

Оригинал доверенности после подписания ее всеми лицами и регистрации выдается доверенному лицу. Сведения о доверенности заносятся в журнал доверенностей предприятия, и при получении оригинала доверенное лицо проставляет в журнале дату и подпись.

После окончания срока действия или при отмене доверенность возвращается организации. Доверенности хранятся в организации в течение 5 лет после истечения их срока, после чего уничтожаются в установленном законом порядке.