График документооборота в бухгалтерии

С помощью графика документооборота в бухгалтерии определяется порядок создания и обращения бухгалтерских документов организации.

Файлы в .DOC:Бланк графика документооборота в бухгалтерииОбразец графика документооборота в бухгалтерии

Обязателен ли график документооборота

Согласно приказу Министерства финансов РФ от 06 октября 2008 года №106н, которым было введено в действие Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008, при разработке учетной политики организация обязана также включить в этот документ положения о документообороте.

График является наиболее широко распространенным и удобным способом организовать бухгалтерское делопроизводство.

Как разрабатывается график

Процесс разработки графика является многоэтапным. Количество этапов зависит от сложности организационной структуры предприятия. Как правило, ответственным за разработку графика является бухгалтерия.

Руководитель предприятия отдельным приказом может назначить лицо или лиц, ответственных как за разработку, так и за дальнейший контроль соблюдения графика подразделениями. С правилами составления таких приказов можно ознакомиться в отдельной статье нашего сайта.

В общем виде разработку графика бухгалтерского документооборота можно представить следующим образом:

1. Руководители подразделений представляют бухгалтерии перечни первичных учетных бухгалтерских документов, которые образуются в их деятельности.
2. Определяется порядок обращения документов, их передвижения по подразделениям. Например, заявка на платеж начинает свой «путь» в подразделении материально-технического снабжения, но должна пройти согласование в экономическом отделе, договорном отделе и т.п. прежде чем попасть на стол к руководителю.
3. График согласовывается и утверждается руководителем организации. Копии графика раздаются по подразделениям.

Правильно составленный график позволяет обеспечить оптимально быстрое прохождение документов по подразделениям, соблюдение сроков договорных обязательств, оплаты счетов и т.п., а также правильность оформления документов в архив.

В графике головного подразделения организации обязательно должны быть учтены и особенности обмена документами с филиалами, если таковые есть.

Форма графика

Обязательной к использованию формы графика документооборота в бухгалтерии не существует. Организации сами разрабатывают его, исходя из собственных нужд. На нашем сайте имеются образец и бланк графика, которым можно воспользоваться в работе.

График выглядит следующим образом:

• В правом верхнем поле графика оставляется место для грифа «утверждаю». В этом грифе проставляются должность руководителя, название организации, подпись и расшифровка подписи руководителя. Если график утвержден приказом, потребуется указать его дату и номер.
• Ниже по центру указывается название документа и его номер (если присваивается), а также год, если график решено составить на год.

Сам график составляется в виде таблицы, в которой выделяют следующие графы:

1. Наименование подразделения.
2. Наименование документа.
3. Создание документа.
4. Обработка документа.
5. Передача в архив.

По каждому этапу указываются ответственные лица/подразделения и срок.

С графиком ответственные лица ознакомляются под подпись. Сделать это можно с помощью листа ознакомления или в журнале ознакомления.