Должностная инструкция секретаря

Для определения круга должностных обязанностей сотрудников в организации может быть разработана должностная инструкция. В должностной инструкции секретаря содержатся основные трудовые функции, права и обязанности работника.

Файлы в .DOC:Бланк должностной инструкции секретаряОбразец должностной инструкции секретаря

Обязательно ли составлять должностную инструкцию

Трудовой кодекс и иные нормативные документы, регламентирующие трудовые отношения, не обязывают работодателя разрабатывать должностные инструкции.

Работодателю достаточно включить все необходимые пункты, касающиеся обязанностей и прав работника, в трудовой договор, а также оговорить их в иных локальных нормативных актах (Правила внутреннего трудового распорядка, инструкции по проведению отдельных работ, положения о структурных подразделениях) и так далее.

Однако если должностная инструкция в организации все-таки принята к использованию, то:

• работодатель должен будет разработать инструкции на все указанные в штатном расписании должности, включая должность руководителя (директора);
• работодатель должен будет организовать регистрацию инструкций и их утверждение;
• в соответствии со статьей 68 ТК РФ работодатель будет обязан ознакомить работника с актуальной инструкцией под подпись до момента заключения им трудового договора.

Разработка должностной инструкции

Должностные инструкции на работников разрабатывают их руководители. В случае с секретарем это может быть начальник службы делопроизводства, начальник отдела кадров и т.п. в зависимости от того, кому подчиняется секретарь. Однако ничто не запрещает руководителю издать приказ о разработке должностной инструкции, которым будут назначены другие ответственные за разработку лица.

В соответствии с принятыми в организации правилами разработки и согласования локальных нормативных актов, к разработке ДИ секретаря могут быть привлечены:

• юрисконсульт — для проверки соответствия инструкции требованиям законодательства;
• инженер по охране труда — для проверки соответствия инструкции требованиям охраны труда и так далее.

Утверждается инструкция приказом руководителя (о том, как его составить, мы рассказали в материале по ссылке). После утверждения должностная инструкция регистрируется в специальном журнале.

Как правило, сразу создается два оригинальных экземпляра инструкции: для отдела кадров, где с ней ознакомляются поступающие на работу сотрудники, и для самого структурного подразделения. Работнику предоставляется рабочая копия инструкции, которая подлежит замене новой при замене самой инструкции.

Однако возможна и выдача работнику третьего оригинального экземпляра. В данном случае все зависит от желания работодателя.

Структура документа

Должностная инструкция секретаря, так же, как и любая другая, не имеет унифицированной, обязательной к применению структуры. Организация может разработать ее, опираясь на собственные нужды. На нашем сайте представлены бланк и образец инструкции, которыми можно пользоваться в работе.

Должностная инструкция состоит из следующих разделов:

1. Общие положения.
2. Обязанности работника.
3. Права работника.
4. Ответственность работника.

По желанию работодателя сюда могут быть включены другие разделы (например, «Взаимосвязи», «Заключительные положения» и т.п.). Рассмотрим разделы подробнее.

Общие положения

В данном разделе описывается цель разработки инструкции, указываются основные документы, стандарты, на основании которых она разработана, а также:

1. определяется категория персонала, к которой относится секретарь (специалист), оговаривается прямая и непосредственная подчиненность;
2. оговариваются основные требования к работнику, занимающему должность секретаря (образование, стаж работы, дополнительное обучение);
3. определяется порядок трудоустройства секретаря (по чьему представлению принимается на работу, проходит ли предварительный медосмотр), а также его замещения на период отсутствия;
4. кратко перечисляются федеральные и локальные нормативные акты, которыми секретарь должен руководствоваться в работе и которые должен знать.

Должностные обязанности

Основной и наиболее важный раздел инструкции, в котором определяется круг обязанностей секретаря. В число этих обязанностей могут входить:

1. прием телефонных звонков, сообщений по факсу, электронной почте;
2. работа с входящей корреспонденцией (регистрация, передача руководителю организации, подготовка рабочих копий и их рассылка руководителям-исполнителям);
3. работа с исходящей корреспонденцией (проверка орфографии и пунктуации, передача руководителю, регистрация);
4. отправка почтовой корреспонденции;
5. работа с заявлениями сотрудников, служебными записками руководителей и иной внутренней документацией организации;
6. обеспечение представительских функций (кофе, чай, иная продукция для проведения совещаний у руководителя);
7. контроль сроков исполнения указаний руководства;
8. подготовка отчетов по работе;
9. обеспечение конфиденциальности деловой переписки и так далее.

Сюда же могут быть включены и требования к дресс-коду секретаря.

Права секретаря

Для исполнения своих трудовых обязанностей секретарь имеет право:

• требовать от руководителя обеспечения рабочего места необходимым оборудованием и оснащением (канцтовары, компьютер, ксерокс, принтер);
• выступать перед своим непосредственным руководством с предложениями по оптимизации работы;
• защищать свои интересы всеми не запрещенными законодательством способами.

Ответственность

В данном разделе оговариваются в общем, без конкретизации норм федеральных и локальных нормативных актов, положения об ответственности секретаря за неисполнение или ненадлежащее исполнение имя должностных обязанностей.