Книга регистрации трудовых договоров

Трудовой кодекс прямо обязывает работодателя заключить с работником трудовой договор (ст. 67 ТК РФ). С целью учета трудовых договоров, заключенных между работодателем и работником, используется книга регистрации трудовых договоров.

Файлы в .DOC:Бланк книги регистрации трудовых договоровОбразец книги регистрации трудовых договоров

Обязательно ли заводить книгу регистрации трудовых договоров

В соответствии со ст. 303 ТК РФ при заключении трудового договора работодателем — физическим лицом, не являющимся индивидуальным предпринимателем, этот договор должен быть подан на регистрацию в уведомительном порядке в орган местного самоуправления.

В остальном же регистрация трудовых договоров законодательством не оговорена. Статья 67 ТК РФ определяет, что при заключении трудового договора работнику должна быть выдан его оригинал на руки, но не содержит об упоминаний об обязательной регистрации договора работодателем. Однако регистрация трудовых договоров в организации, особенно если она имеет большой штат, является желательной.

Также законодатель не определяет строгих требований к форме, посредством которой будет осуществляться учет трудовых договоров.

Регистрация трудовых договоров может осуществляться как путем занесения данных о них в бумажную форму (журнал или книга), так и посредством заведения карточки договора в электронных системах регистрации трудовых договоров.

Функции любой из этих форм следующие:

1. Учет общего количества договоров, заключенных с работниками, в том числе в статистических целях.
2. Учет заключенных договоров по сроку действия: бессрочные или срочные трудовые договоры.
3. Каталогизация договоров. Каждая регистрационная запись содержит в себе основные данные о договоре, а также данные о дополнительных соглашениях к нему.

На предприятии с большим количеством персонала рационально будет завести две книги регистрации: для срочных и для бессрочных трудовых договоров.

Как организовать регистрацию договоров

Регистрацией трудовых договоров, как правило, занимаются сотрудники отдела кадров. Эти обязанности могут быть закреплены в их должностных инструкциях, а кроме того, какой-то из сотрудников может быть дополнительно назначен ответственным за ведение журнала. Делается это посредством издания приказа о назначении ответственного лица.

С приказом ответственное лицо должно быть ознакомлено под подпись. Копию приказа можно вложить в книгу регистрации.

Регистрация договоров может быть организована валовым методом — то есть с присвоением им номеров без обнуления с начала нового года, или с обнулением. В последнем случае в номер договора потребуется включать сведения о годе его составления, чтобы не допустить путаницы, например: 001-тд/23, 002-тд/23 и так далее.

Порядок нумерации трудовых договоров должен быть оговорен в инструкции или положении по кадровому учету организации. Если в какой-то момент будет решено изменить этот порядок, это потребуется закрепить дополнительным распорядительным документом руководителя организации (приказом).

Титульный лист и оформление книги

Книга учета (регистрации) трудовых договоров должна быть прошита, ее страницы нумеруются. На последнем листе книги проставляется заверительная надпись, содержащая сведения о количестве страниц и лице, которое провело их нумерацию (как правило, это работник канцелярии).

На титульном листе должны быть отражены следующие сведения:

• название организации, ее юридический адрес;
• название журнала (книги);
• крайние даты (даты внесения первой и последней записи в журнал);
• ФИО, должность ответственного за ведение журнала лица.

Регистрацию договоров удобно вести в таблице, графы которой потребуется обозначить в соответствии со следующими вносимыми в них сведениями:

1. номер записи по порядку;
2. дата заключения договора;
3. номер трудового договора;
4. ФИО сотрудника, с которым заключается трудовой договор;
5. структурное подразделение, куда принимается работник;
6. должность, на которую устраивается работник;
7. характер договора;
8. примечания.

В графу «примечания» могут вноситься сведения о дополнительных соглашениях к договору. Подпись работника в книге регистрации трудовых договоров не требуется.

Хранение

Книга регистрации трудовых договоров в течение срока оперативного делопроизводства (период ведения и год после завершения) хранится в отделе кадров или другом подразделении, которое непосредственно осуществляет регистрацию трудовых договоров.
Книга в обязательном порядке включается в номенклатуру дел отдела кадров и сводную номенклатуру дел организации.

Номенклатурный индекс проставляется на корешке или титульном листе книги.

После завершения делопроизводства книга сдается в архив организации для дальнейшего хранения.

Срок хранения книги составляет 50/75 лет в зависимости от срока окончания делопроизводства. Так, если книга закончена до 01.01.2003 года, то она хранится 75 лет, если позже — то 75 лет.