Файлы в .DOC:Бланк книги учета поступления и выбытия документовОбразец книги учета поступления и выбытия документов
Назначение документа
В соответствии с Законом РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» на архивы, вне зависимости от их принадлежности, возложены следующие задачи:
- ответственное хранение документации, обеспечение ее сохранности путем соблюдения соответствующего режима (температуры, влажности, освещения) хранилищ, поддержание надлежащего состояния документации;
- учет документов, то есть создание систематизированного научно-справочного аппарата архива, позволяющего легко и быстро отыскать нужные документы;
- работа с документами, то есть выделение документов для осуществления справочной и иной работы как сотрудниками самого архива, так и сторонними организациями, ведомствами, судебными органами и т.п.;
- комплектование архива, то есть пополнение архивного фонда вновь поступающими документами с учетом их ценности.
Как мы видим, сами функции архивов предполагают достаточно большой спектр действия, связанных с выдачей и получением архивных документов.
Поскольку каждый архивный документ, хранящийся в архиве на постоянной основе или на период, предусмотренный для его хранения, является безусловной ценностью, любое перемещение архивного документа должно быть зафиксировано с целью отслеживания его движения и недопущения утери.
Книга учета поступления и выбытия документов позволяет отразить поступление и выбытие дел в данной организации или архивном фонде за текущий период, таким образом обеспечивая выполнение функции учета.
Нормативная база
Предлагаемая некоторыми источниками форма книги учета, содержащаяся в одобренных Росархивом Правилах работы архивов 2002 года, является устаревшей (в частности, в ней отсутствует разграничение по электронным и бумажным документам).
В работе следует ориентироваться на более новую форму, которая составлена с учетом современных реалий делопроизводства и документооборота (Приложение 11 к приказу Министерства культуры РФ от 31.03.2015 года №526). Она является типовой.
Содержание документа
Книга учета поступления и выбытия дел (документов) должна быть прошнурована, листы нумеруются и скрепляются печатью архива или организации. При оформлении титульного листа книги указываются:
- название учреждения – источника комплектования архива;
- название архива учреждения в случае, если архив не является самостоятельным учреждением;
- номер тома;
- даты начала и окончания книги.
В самом документе (как правило, в табличной форме) указываются следующие данные:
- дата поступления и выбытия дела или документа;
- название учреждения или структурного подразделения, откуда поступили или куда выбыли документы;
- реквизиты дела (документа): номер, дата;
- название и номер фонда (если речь идет об объединенном архиве);
- годы документов согласно описи;
- тип документа (бумажный, электронный, аудиофайл или видеодокумент);
- описание документов, поступивших на хранении с дифференциацией по срокам их хранения (по описи);
- описание документов, хранение которых прекращено в связи с истечением установленного срока хранения (по описи);
- количество документов, поступивших или выбывших без описи;
- примечание.
Ниже под таблицей составляется итоговая запись, в которой отражается общее количество поступивших в указанном году дел, среди которых выделяются дела на бумажных и электронных носителях, аудиофайлы и видеофайлы, а также количество выбывших дел с аналогичным разделением по типам. Данные указываются цифрами и прописью.
Под итоговой записью лицо, составившее сводную запись, указывает свою должность, ФИО, ставит подпись и расшифровку. Ниже ставится подпись начальника архива или начальника отдела документационного обеспечения, если речь идет об архиве организации, указывается дата составления записи.
Книга хранится в архиве постоянно.