Личная карточка работника

Личная карточка работника относится к документам, которые в обязательном порядке составляются на вновь принятого сотрудника.

Файлы в .DOC:Бланк личной карточки работникаОбразец личной карточки работника

Унифицированная форма

В настоящее время обязанность по использованию унифицированных бланков первичных учетных документов, в том числе, и по учету кадров, отменена, и организации могут сами разрабатывать для себя формы личных карточек.

Однако утвержденная Госкомстатом форма Т-2, применявшаяся до 2013 года, вполне жизнеспособна и отвечает всем требованиям законодательства. Поэтому никто не может запретить работодателю применять данную форму, если она ему удобна.

Кем заполняется личная карточка

Форма заполняется специалистом отдела кадров, оформляющим прием работника на работу. Соответственно, за правильность внесенных данных ответственность также возлагается на специалиста отдела кадров.

Сведения вносятся из оригиналов документов, представленных работником и на основании приказа о приеме на работу.

Как заполняется личная карточка

Заполнение личной карточки начинается с присвоения ей номера и даты. Затем в личную карточку последовательно вносятся следующие сведения:

1. табельный номер, присваиваемый работнику;
2. ИНН и номер свидетельства СНИЛС. Если свидетельства работник не имеет, строка оставляется пустой. В дальнейшем работодатель по заявлению работника заказывает в ПФР форму АДИ-РЕГ, являющуюся с 2019 года аналогом зеленой карточки СНИЛС, и номер счета также вносится в личную карточку;
3. первая буква фамилии работника в поле «Алфавит»;
4. сведения о характере работы: постоянная или временная;
5. вид работы — основная или совместительство;
6. пол работника.

В дальнейшем, также последовательно заполняются соответствующие разделы карточки.

Раздел I

В данный раздел вносятся основные данные о работнике:

1. сведения о личности;
2. сведения об уровне образования;
3. сведения о профессии и стаже;
4. сведения о семейном положении;
5. адрес;
6. знание иностранных языков;
7. контактный телефон.

Раздел II

В данном разделе отражаются сведения о воинском учете. После заполнения работник проставляет здесь же отметку о том, что сведения внесены правильно.

Раздел III

В данном разделе отражаются сведения о трудовой деятельности работника в организации, начиная с приема. При внесении сведений в раздел работник должен быть приглашен в отдел кадров для ознакомления с записью.

Раздел IV

Данный раздел заполняется опционально в случае, если согласно требованиям законодательства, работник подлежит аттестации.

Раздел V

В данный раздел вносятся сведения о курсах повышения квалификации, если работник таковую проходил.

Раздел VI

В данный раздел вносятся сведения о пройденной работнике профессиональной переподготовке.

Раздел VII

В данный раздел вносятся сведения о награждении работника как государственными наградами, так и грамотам, благодарностями и т.п., которыми его наградил работодатель, местная администрация с указанием реквизитов соответствующих указов, постановлений, приказов о поощрении.

Раздел VIII

В данный раздел вносятся данные об отпусках работника с указанием начала и окончания отпуска, периода, за который он предоставления, реквизитов соответствующего приказа, а также вида отпуска.

Раздел IX

В данном разделе указываются (на основании соответствующих подтверждающих документов) данные о социальных льготах, полагающихся работнику.

Раздел X

В данном разделе указываются дополнительные сведения о работнике, если таковые имеются.

Раздел XI

В финальном разделе отражаются данные о прекращении трудового договора с работником с указанием даты, приказа, статьи ТК, по которой было произведено увольнение. Работник отдела кадров после внесения сведений должен ознакомить работника с записью под подпись.

Хранение

Хранится личная карточка работника в отделе кадров. Срок хранения зависит от даты окончания делопроизводства по ней и составляет для карточек, законченных делопроизводством после 2003 года, 50 лет.