Файлы в .DOC:Бланк листа фондаОбразец листа фонда
О сроках хранения
Делопроизводство любой организации представляет собой непрерывный процесс создания различного рода документов: личных дел, локальных нормативных актов, учетных бухгалтерских документов и т.п. Все документы организации должны быть систематизированы с учетом определения их ценности, на основе которой определяется и срок хранения документов.
Основные сроки хранения для документов определены следующие:
- постоянный срок хранения. Это самые важные документы, имеющие историческое или культурное значение, социальное значение и экономическую и иную ценность как в общем, так и для конкретной организации. К ним относятся учредительные документы, приказы по основной деятельности и т.п.;
- длительный срок хранения (свыше 10 лет). Это некоторые документы по охране труда, должностные инструкции, личные дела работников;
- временный срок хранения. Документы, относящиеся к этой группе, уничтожаются в течение первых 10 лет после завершения делопроизводства по ним.
Государственные или муниципальные организации обязаны сдавать свои документы в городской архив, поскольку они его комплектуют. Для коммерческих организаций такая обязанность не предусмотрена, и они следят за сохранностью своих документов сами.
Как осуществляется формирование фонда
Под фондом понимается организация – источник комплектования архива. Поступают в архив документы из организации в соответствии с:
- описями дел постоянного хранения и временного хранения;
- описями дел по личному составу;
- описями особо ценных дел.
Описи дел организации в обязательном порядке согласовываются с экспертной комиссией архива, который она комплектует.
Передача дел осуществляется с составлением акта приема-передачи дел, в котором одной стороной является начальник службы делопроизводства организации, а другой — лицо, ответственное за архив, или начальник архива.
Как только архив впервые получил дела от организации, на нее заводится лист фонда.
Заполнение листа фонда
Государственные/муниципальные организации обязаны оформлять листы фонда по форме, оговоренной «Основными Правилами работы архивов организаций», введенными в действие в 2002 году. Частные организации могут использовать свой собственный образец, утвердив его в Инструкции по делопроизводству.
На нашем сайте имеются образец заполнения листа фонда и бланк для скачивания и использования в работе. В листе фонда должны содержаться следующие структурные элементы:
- «Шапка», в которой указаны название документа и порядковый номер фонда, на который заводится лист (как правило, для небольших организаций это номер 1); название организации, дата первого поступления документов в архив. Если в архиве есть особо ценные документы, к номеру добавляют сокращение «ОЦ».
- Таблица, в которой перечислены все названия фонда, начиная с момента основания. Здесь же должны быть указаны дата начала и окончания деятельности фонда/организации под каждым названием. Названия указываются вне зависимости от того, передавались ли организацией документы на хранение в период, когда она работала под этим названием.
- Таблица учета неописанных документов.
- Таблица учета описанных документов.
Если нужно внести изменения
В случае если дела утеряны или переданы на постоянное хранение в другой архив, в лист фонда должны быть внесены соответствующие записи. Записи вносятся на основании документов об утере либо о передаче дел фонда.
Как хранить листы фонда
Листы фонда представляют собой каталог дел всех организаций, хранящихся в данном архиве. Подшивке эти листы не подлежат. Их хранят в папке. Для папки составляется заверительная надпись, которая содержит в себе:
- номер папки;
- количество документов, хранящихся в папке;
- номера документов (с… по…), которые идентичны нумерации фондов;
- указание на наличие продолжений для отдельных листов (лист фонда №… имеет продолжение на… листах).
При изменении состава фондов надпись составляется заново. Старая никуда не девается и хранится там же постоянно. Сами листы фонда хранятся в архиве также постоянно, до момента убытия дел фонда их архива.