Файлы в .DOC:Бланк листа ознакомления с должностной инструкциейОбразец листа ознакомления с должностной инструкцией
Зачем ознакомлять
Законом на работодателя возложена обязанность ознакомлять как вновь трудоустроенных, так и уже работающих сотрудников с локальными нормативными актами (ЛНА), напрямую касающимися их деятельности и трудовой функции в данной организации (статьи 22, 68 ТК РФ).
Так, работники должны быть ознакомлены:
- с ПВТР и Коллективным договором;
- с правилами внутриобъектового режима и пропускного режима, если они существуют на конкретном предприятии;
- с положением о службе/отделе и должностной инструкцией;
- с издаваемыми в их отношении приказами по личному составу и ЛНА и т.п.
Если подпись работника об ознакомлении отсутствует, к примеру, на приказе о назначении ответственным за пожарную безопасность в подразделении или в должностной инструкции, то наказать его за неисполнение каких-то их пунктов будет невозможно. То же касается и других ЛНА.
Зачем вообще нужна должностная
Было бы неверным сказать, что ознакомление с должностной инструкцией нужно только для того, чтобы работодатель, получив желаемую подпись, в один прекрасный день мог без проблем объявить работнику замечание или выговор.
Должностная инструкция — это основной документ, регламентирующий трудовую функцию работника. В ней содержатся:
- сведения о подразделении и его месте в структуре организации, а также структура подчиненности внутри подразделения;
- сведения о местонахождении рабочего места сотрудника;
- обязанности и права сотрудника.
По сути, без изучения должностной инструкции работник не будет в полной мере осведомлен о своих обязанностях и правах, а значит, априори не сможет исполнять надлежащим образом функцию, возложенную на него трудовым договором.
Кто и как должен ознакомлять
Как правило, с ДИ вновь принимаемых работников ознакомляет сотрудник кадровой службы. Ознакомление уже работающих сотрудников в случае обновления документа осуществляет руководитель соответствующего структурного подразделения или работник канцелярии — в зависимости от заведенного порядка.
Для этого сотрудники приглашаются в канцелярию или иное подразделение, читают инструкцию (получают на руки ее копию) и ставят свою подпись:
- в журнале ознакомления с ДИ;
- или на листе ознакомления с конкретной должностной инструкцией (как правило, он прилагается к инструкции);
- или на листе ознакомления с ЛНА, являющемся приложением к трудовому договору (этот способ подходит для ознакомления вновь принятых работников).
Законом какой-либо конкретный способ не оговорен. Работодатель может использовать любой с учетом специфики организации делопроизводства.
В случае с обновленными инструкциями время, в течение которого работник должен быть ознакомлен с новой ДИ, определяется распоряжением руководителя организации.
Заполнение формы
Утвержденной законодательно формы листа ознакомления с ДИ не существует. На нашем сайте имеются бланк и образец листа ознакомления с должностной инструкцией, которые можно скачать и использовать для своих нужд.
Структура листа ознакомления, как правило, включает в себя:
- «шапку», в которой указано название организации, название должностной инструкции и ее номер и, если лист ознакомления является приложением к трудовому договору, реквизиты самого трудового договора;
- ФИО, должность, структурное подразделение работника;
- дата доведения должностной инструкции до сведения работника (проставляется самим работником при ознакомлении). Также возможно собственноручное проставление надписи «ознакомлен»;
- подпись работника.
Сколько хранить
Хранятся листы ознакомления, как правило, в кадровой службе и в том подразделении, где хранятся сами должностные инструкции. В 2020 году приказом Росархива от 20.12.2019 года №236 был утвержден новый типовой перечень, изменивший сроки хранения ДИ (они теперь хранятся 50 лет вместо 75 лет).
Несмотря на то, что срок хранения листов ознакомления с должностными инструкциями законодательно не установлен, рекомендуется хранить их столько же, сколько хранятся должностные инструкции.