Файлы в .DOC:Бланк маршрутного листаОбразец маршрутного листа
Назначение листа
Маршрутный лист оформляется на работников, чья деятельность связана с передвижением вне самого предприятия. В эту категорию работников входят:
- водители;
- курьеры;
- менеджеры по закупкам и продажам;
- рекламные агенты;
- юристы, участвующие в судебных заседаниях;
- иные категории работников в зависимости от их должностных функций.
Назначением маршрутного листа является учет расходов предприятия по обеспечению передвижения работников из вышеприведенного списка. Под расходами понимаются затраты на горюче-смазочные материалы, затраты на общественный транспорт или такси, затраты в связи с использованием собственного автомобиля работником и т.д.
Помимо функции учета расходов для их подтверждения в налоговых органах, маршрутные листы имеют также некоторые контрольные функции. Так, при проведении проверок расходов руководители могут установить разницу между расходами и реальным передвижением либо разработать менее затратные способы перемещения.
Кроме того, по результатам данных, имеющихся в маршрутных листах, предприятие возмещает работникам понесенные ими затраты на передвижение в производственных целях.
Форма документа
Унифицированной формы маршрутного листа не существует. То есть предприятие, ведущее подобный учет расходов, либо разрабатывает форму маршрутного листа самостоятельно, либо использует один из имеющихся в Интернете вариантов формы маршрутного листа. На нашем сайте вы можете скачать и использовать в дальнейшем образец маршрутного листа.
Содержание документа
В маршрутном листе должен содержаться перечень всех поездок работника в течение рабочего дня, рабочей недели или месяца. В качестве обязательных элементов в маршрутном листе должны быть указаны:
- наименование организации и населенный пункт, в котором она находится;
- даты перемещений работника;
- ФИО и должность работника;
- дата составления.
Далее сведения вводятся в соответствии со столбцами и строками таблицы:
- место назначения;
- цель передвижения по месту назначения;
- вид транспорта, на котором осуществлялось передвижение;
- расходы на передвижения (литры бензина, стоимость проездных билетов и т.д.).
При необходимости в таблицу могут быть включены иные необходимые работодателю сведения.
Для подтверждения факта расходов к маршрутному листу прилагаются:
- отчет работника о поездках (например, командировочное удостоверение с соответствующими отметками);
- квитанции, проездные билеты, и иные документы, подтверждающие транспортные расходы работника.
Маршрутный лист подписывается должностным лицом (бухгалтером, начальником отдела или руководителем предприятия) и работником, на которого оформлен маршрутный лист, и передается на утверждение руководителю предприятия.
Оформляется маршрутный лист в двух экземплярах – оригиналах или в оригинале и копии. Один экземпляр выдается работнику, а второй прилагается к бухгалтерской отчетности.
Хранение
В соответствии с Приказом № 236 Росархива от 20.12.2019 года, срок хранения маршрутных листов в архиве или канцелярии предприятия составляет, как минимум, пять лет.
Если же маршрутные листы включают в себя сведения о работе в тяжелых, вредных или опасных условиях, то срок хранения документов составит 75 лет.