Номенклатура дел отдела кадров

Номенклатура дел отдела кадров является по своей сути описью имеющихся в данном подразделении дел и выполняет функцию систематизатора. Одновременно она является часть общей для организации номенклатуры дел.

Файлы в .DOC:Бланк номенклатуры дел отдела кадровОбразец номенклатуры дел отдела кадров

Для государственных (муниципальных) организаций систематизированный учет имеющихся в них документов является обязательным и оговорен, например, законом «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Согласно ему систематизации подлежат все документы, подлежащие учету как архивные, то есть имеющие:

• историческую;
• культурную;
• экономическую и иную ценность.

Частные организации имеют право не соблюдать установленные для государственных и муниципальных организаций требования, однако следует иметь в виду, что за несвоевременное уничтожение документов, подлежащих длительному или постоянному хранению, организация может быть привлечена к административной или даже уголовной ответственности.

Общие принципы составления номенклатуры

Дела в номенклатуре отдела кадров систематизируются:

1. с учетом функции (распорядительные документы, локальные нормативные акты, удостоверения, личные карточки, переписка и т.п.);
2. с учетом сроков их хранения, которые зависят от важности документа. Например, срок хранения личных дел работников, трудовых договоров, личных карточек работников составляет 75 лет, переписка по воинскому учету хранится 3 года, графики отпусков — 1 год и т.д.;
3. с соблюдением хронологического принципа.

Для того чтобы не ошибиться при сортировке дел, можно опираться на следующие документы:

• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 г. №236);
• утвержденный Росархивом в 2002 году свод правил работы архивов предприятий.

Определение срока хранения документов

Первым этапом составления номенклатуры дел кадровой службы будет экспертиза ценности документов. Для этого документы необходимо рассортировать по следующим группам:

• приказы по личному составу и основной деятельности;
• трудовые договоры;
• учетные документы;
• личные карточки;
• трудовые книжки и т.п.

Для каждой группы в соответствии со сроками, указанными в упомянутом выше Перечне, необходимо будет определить срок хранения.

Если при определении сроков хранения той или иной группы документов возникают трудности, на предприятии потребуется создать экспертную комиссию, включающую в себя наиболее компетентных в делопроизводстве и кадровом деле работников, и определить сроки хранения с учетом ее мнения.

По результатам экспертизы все документы опять же поделятся на группы:

• документы постоянного хранения;
• документы длительного хранения (свыше 10 лет);
• документы сроком хранения 5 лет и меньше;
• документы с истекшим сроком хранения.

Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению в установленном в организации порядке с составлением акта.

Более подробно о том, как составляется акт об уничтожении документов, можно прочитать в специальном материале нашего сайта.

Структура номенклатуры дел

В Правилах работы с архивными документами, утвержденными Приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 (Приложение 25), имеется образец номенклатуры дел организации, которым можно воспользоваться и для оформления номенклатуры дел отдела кадров. На нашем сайте имеются бланк и образец номенклатуры дел, который вы можете скачать для своих нужд.

Номенклатура имеет четко структурированную форму, включающую в себя таблицу со следующими разделами:

1. в левом верхнем поле — название организации, название документа с указанием года;
2. в правом верхнем поле — гриф «Утверждаю» с указанием ФИО, должности и подписи утверждающего номенклатуру дел лица;
3. таблица номенклатуры дел, состоящая из граф: «Индекс дела»», «Заголовок дела», «Количество дел», «Срок хранения», «Примечания»;
4. отметки о согласовании с руководителем отдела документационного обеспечения или иным лицом, ответственным за архив, и, при необходимости — отметки о согласовании экспертной комиссией;
5. итоговая запись номенклатуры;
6. подписи — начальника отдела кадров, начальника отдела документационного обеспечения, заведующего архивом.

Откуда взять индекс дела

Под индексом понимается номер дела, указывающий на его место в системе. Индексы разрабатываются организацией самостоятельно и утверждаются одновременно с утверждением первой номенклатуры дел организации и, как правило, остаются неизменными.

Каждый индекс должен нести в себе два основных параметра:

• цифровое обозначение подразделения;
• номер самого дела по порядку его регистрации.

Например, если отдел кадров входит в управление персоналом, имеющее индекс «06», его индекс может выглядеть как «06-01». Этим же индексом должны обладать документы отдела. Например, Положение об отделе кадров может фигурировать в номенклатуре дел как «06-01.01».

Поскольку в течение года в отделе могут появиться новые документы, логичным будет оставлять для них резерв (пустые строки в номенклатуре с заранее присвоенными индексами). Как правило, достаточно 2-3 позиций.

Электронные дела также заносятся в номенклатуру с соответствующим индексом.

Как надписать дело

Заголовок должен содержать в себе основные характеристики документа, то есть то, что указано непосредственно на его обложке. Отметим, что заголовок дела не равен заголовку документа. Дело — это совокупность однородных документов за определенный период времени, например, «Приказы по основной деятельности за 2023 год», «Срочные трудовые договоры 2023 года. Том 1». Заголовок дела должен быть предельно ясным.

Как правило, структурируются дела в номенклатуре от более важного к менее важному:

1. положение о структурном подразделении, должностные инструкции работников;
2. документы, поступившие от вышестоящих ведомств;
3. распорядительная документация по предприятию;
4. отчетные документы от годовых отчетов к квартальным, ежемесячным и т.п.;
5. переписка со сторонними организациями;
6. переписка внутри организации;
7. журналы, реестры, описи и прочее.

Рекомендуется группировать дела в хронологическом и вопросно-логическом порядке.

Каким по объему может быть дело

Для удобства работы рекомендуется не создавать дела объемом более 250 листов. Если год не завершен, а дело уже содержит 250 листов, рекомендуется завести второй том.

При этом на корешках дел делается надпись: «Том 1. январь — июнь 2024», «Том 2. июль — декабрь 2024». К концу года документы в томах могут быть поделены для большего удобства на равное количество.

Какими могут быть сроки хранения

Отметки о сроке хранения могут выглядеть следующим образом:

• постоянное хранение — «Пост.»;
• длительное хранение — 75 лет, 10 лет — указываются сроки;
• временное хранение (до 10 лет) — указываются сроки;
• до минования надобности — ДМН;
• до замены новыми — ДЗН;
• ЭК, ЭПК (ЦК) — срок установлен по решению специализированной экспертизы.

Особые заметки

В этом разделе проставляются:

• отметки об убытии дел, например, если дело в течение года было передано в другую организацию;
• отметки о повреждениях и гибели дела;
• отметки о переводе в электронную форму и т.д.

Как утверждается и хранится номенклатура

Номенклатура дел отдела кадров составляется в конце текущего года на следующий. После составления она передается начальнику отдела документального обеспечения управления и включается в общую номенклатуру.

Общая номенклатура дел вводится в действие приказом по организации. После этого каждое подразделение получает для работы выписку из действующей номенклатуры.

Подлинник номенклатуры дел хранится постоянно. Рабочие экземпляры — до замены новыми.