Файлы в .DOC:Бланк объяснительной запискиОбразец объяснительной записки
В чем разница
Объяснительная (или объяснение) подается работником своему руководителю и содержит в себе информацию с изложением причины и личного отношения работника к тому или иному событию, имевшему место в процессе осуществления трудовой деятельности.
Писать объяснительные могут и рядовые работники, и должностные лица, и директора филиалов. В любом случае объяснительная направляется либо непосредственному начальнику, либо вышестоящему руководству.
Как правило, причиной написания объяснительных служат следующие факты:
- отсутствие работника на рабочем месте;
- прогул;
- любое нарушение трудовой дисциплины;
- несчастный случай на производстве;
- авария;
- неисполнение работником служебных обязанностей;
- результаты инвентаризации и т.д.
Писать объяснительные могут как виновники нарушений, так и свидетели. В любом случае в объяснительной должно быть указано, какое отношение имеет ее автор к тому или иному событию.
Что касается объяснительной записки, то составляется она должностным лицом при необходимости объяснить событие или происшествия с точки зрения этого должностного лица. Обычно объяснительные записки составляются непосредственным руководителем работника, виновного в происшествии или в нарушении трудовой дисциплины.
По сути, объяснительная записка является своего рода толкованием объяснений виновника или свидетелей для их дальнейшего представления вышестоящему руководству.
Не следует путать объяснительную записку с пояснительной запиской. Последняя также является способом объяснений, но составляется с целью конкретизации некоей производственной задачи, проекта или бухгалтерского отчета. В большинстве случаев пояснительная записка передается руководителю предприятия или звена в качестве приложения к проекту, отчету или плану.
Помимо выполнения функций доклада, объяснительная записка может быть единственным видом объяснений.
Например, в соответствии со ст. 193 ТК РФ, работник, виновный в нарушении трудовой дисциплины, вправе отказаться от написания объяснительной. В этом случае его непосредственный руководитель с целью дальнейшего привлечения работника к дисциплинарной ответственности должен составить акт об отказе писать объяснительную и направить вышестоящему руководителю объяснительную записку с изложением событий и доказательств вины работника в нарушении дисциплины.
По результатам изучения объяснительной записки руководитель сможет принять решение о наказании работника. В случае возникновения трудового спора объяснительная записка будет документом, подтверждающим обоснованность наказания.
Содержание записки
Рекомендуется начать объяснительную записку со слов «Довожу до вашего сведения», после чего приступить к изложению события. Поскольку объяснительная записка составляется должностным лицом, она должна включать в себя некую профессиональную или должностную оценку события и действий виновника. Например, в объяснительной записке по прогулу работника можно:
- дать краткую характеристику работника;
- сведения об отказе работника написать объяснительную;
- сведения о ложности доводов, которые привел в своей объяснительной работник.
Вполне допустимо включить в текст объяснительной записки и возможные предложения, связанные с событием. Например, можно предложить:
- подвергнуть виновного дисциплинарному взысканию;
- уволить прогульщика;
- создать специальную комиссию по расследованию события или аварии и т.д.
В качестве структурных элементов в объяснительной записке должны присутствовать:
- ФИО и должность руководителя, которому направляется записка;
- ФИО и должность лица, составившего объяснительную записку;
- дата составления записки;
- подпись составителя.