Объяснительная записка о несвоевременном предоставлении документов

Объяснительная записка о несвоевременном предоставлении документов составляется работником, ответственным за предоставления определенных документов сторонней организации или контролирующим органам в случае нарушения сроков их предоставления.

Файлы в .DOC:Бланк объяснительной записки о несвоевременном предоставлении документовОбразец объяснительной записки о несвоевременном предоставлении документов

Пределы ответственности работника

Деятельность акционерных обществ, обществ с ограниченной ответственностью и другого вида организаций контролируется вышестоящими органами. Существует информация: отчеты, справки, пояснения, балансы, которые организация обязана предоставлять в контролирующие органы либо по их запросу, либо в определенные законом сроки.

Так, например:

1. годовая бухгалтерская отчетность должна предоставляться в срок до 31 марта года, следующего за отчетным;
2. отчет по форме СЗВ-ТД должен предоставляться не позднее 1 рабочего дня после приема/увольнения/перевода работника. Более подробно об этом отчете можно прочитать тут;
3. по запросам органов следствия данные должны предоставляться в указанный в запросе срок и так далее.

Кроме того, в течение 30 дней организация обязана отвечать на письменные обращения работников.

Как правило, ответственность за своевременную подготовку и отправку документов внутри организации закрепляется:

• должностной инструкцией;
• распорядительным документом о назначении ответственного лица (о подготовке различного вида приказов о назначении ответственных лиц мы рассказали тут).

Вне зависимости от того, кто готовит документы, перед законом ответственность за непредоставление документов будет нести как должностное лицо, так и сама организация в лице ее руководителя.

Санкции за непредоставление документов могут быть различными: от административного предупреждения до штрафов.

Процедура наказания работника

Объяснительная записка о несвоевременном предоставлении документов является одним из этапов процедуры привлечения работника к дисциплинарной ответственности.

В общем виде эта процедура будет выглядеть так:

1. Руководитель работника, узнавший о том, что документы не представлены вовремя, сообщает об этом руководителю организации с помощью докладной записки.
2. В случае если о нарушении срока становится известно самому руководителю организации, может быть сразу составлен акт о нарушении должностных обязанностей. Работник ознакомляется с актом, одновременно у него запрашиваются письменные объяснения.
3. Работник предоставляет или не предоставляет объяснения.
4. С учетом объяснений или без них руководитель принимает решение о наложении на работника взыскания. Составляется приказ о дисциплинарном взыскании. В зависимости от последствий несвоевременного предоставления документов это может быть замечание, выговор.
5. Работник ознакомляется с приказом.

Отказ от предоставления объяснительной

Статья 193 ТК РФ предоставляет работнику два рабочих дня на предоставление объяснений по проступку. Работник имеет право как отказаться от предоставления объяснений сразу, так и не предоставить их без прямого отказа.

• В первом случае работодатель составит акт об отказе от написания объяснительной записки.
• Во втором случае по истечении двух дней будет составлен акт о непредоставлении письменного объяснения работником.

Подчеркнем, что отказ от дачи объяснений не является поводом для применения дополнительного взыскания и никак не подтверждает вину работника.

Однако работнику следует иметь в виду, что отказ писать объяснительную никаким образом не лишает работодателя возможности издать приказ о привлечении к дисциплинарной ответственности.

Составление объяснительной записки

Унифицированной формы объяснительных записок не существует. Записка может быть составлена в свободной форме при условии, и быть как написана от руки, так и напечатана на компьютере.

На нашем сайте имеются бланк и образец документа, которыми можно воспользоваться в работе. Объяснительная записка состоит из следующих структурных элементов:

1. «Шапка», в которой указываются данные руководителя, на имя которого пишется записка, название организации, а также данные самого работника (ФИО, подразделение, должность).
2. Название документа.
3. Объяснения, которые могут начинаться со слов «по факту несвоевременного предоставления (подготовки) мной документов для… поясняю следующее…».
4. Если имеются доказательства уважительности причины (например, если компьютер, на котором работник делал документы, был поврежден пожаром или в тот день был программный сбой), то их также можно приложить к объяснению.
5. Подпись работника и дата составления записки.

Объяснительная записка прикладывается к материалам служебного расследования, если оно проводилось, и становится частью материалов приказа по дисциплине. Хранится записка 3 года, после чего уничтожается.