Объяснительная записка об отсутствии на рабочем месте

Прогул может стать основанием для увольнения работника по инициативе работодателя (часть 1 статьи 81 ТК РФ). Объяснительная записка об отсутствии на рабочем месте является для работника способом донести до работодателя объяснение своему отсутствию.

Файлы в .DOC:Бланк объяснительной записки об отсутствии на рабочем местеОбразец объяснительной записки об отсутствии на рабочем месте

Уволить или нет

Статья 81 ТК РФ оговаривает право работодателя уволить работника за прогул, то есть:

1. за отсутствие на рабочем месте в течение 4 часов подряд за смену или рабочий день;
2. отсутствие на рабочем месте в течение всей смены вне зависимости от ее продолжительности;
3. уход в отпуск в самовольно определенное время, самовольное использование отгулов;
4. оставление рабочего места до истечения срока трудового договора без соблюдения уведомительного срока;
5. оставление рабочего места работником, трудовой договор с которым заключен на неопределенный срок, до истечения уведомительного двухнедельного срока.

Подчеркнем: работодатель имеет право уволить работника за прогул, но не обязан. Статья 192 ТК РФ определяет обязанность работодателя при выборе меры дисциплинарного взыскания:

• учесть тяжесть проступка и его последствий (сбой производственных процессов, гибель людей, порча оборудования и т.п.);
• принять во внимание кратность проступка (впервые в этом году или нет);
• учесть обстоятельства проступка (уважительность причины прогула или иного нарушения);
• принять во внимание репутацию работника, его добросовестное (или нет) отношение к своим обязанностям.

Объяснительная записка может в данном случае стать решающим аргументом в пользу оставления работника на работе.

Как происходит увольнение за прогул

Прежде чем издать приказ об увольнении за прогул работодатель обязан соблюсти установленную законом процедуру привлечения работника к дисциплинарной ответственности. Отметим, что наказание за один проступок в соответствии со статьей 193 ТК РФ может быть наложено только единожды. То есть работодатель не может одновременно объявить работнику замечание за отсутствие на рабочем месте и уволить его.

До момента издания приказа:

1. работодатель фиксирует факт отсутствия работника на его рабочем месте с помощью специального акта (о том, как его составить, мы рассказали тут);
2. работнику предлагают ознакомиться с актом, одновременно сообщая ему о необходимости предоставить объяснительную. Работник имеет право не знакомиться с актом и отказаться от его подписания. На юридическую силу акта это не влияет, но факт отказа от подписи должен быть зафиксирован либо в том же, либо в отдельном акте (как его составить, мы рассказали тут);
3. на предоставление объяснений дается два рабочих дня. Работник имеет право отказаться от представления объяснений как сразу, так и по истечении двухдневного срока. Факт отказа работником от дачи объяснений также фиксируется актом. О его составлении мы рассказали тут;
4. работодатель проводит по факту отсутствия работника на рабочем месте проверку (расследование), по результатам которой составляется акт служебного расследования;
5. на основании выводов акта и объяснительной записки, если она представлена, выносится решение о наложении дисциплинарного взыскания;
6. работника приглашают для ознакомления с приказом. Если принято решение об увольнении, в день увольнения с ним производится полный расчет, выдается трудовая книжка.

Как составить объяснительную записку

Унифицированной формы таких документов не существует. Работник может написать записку в свободной форме от руки или печатным способом. Никаких требований к грамотности или стилю изложения также нет.

Главное, чтобы было понятно, кому пишется записка, кто ее пишет и по какому поводу. На нашем сайте имеются шаблон и бланк записки, которые можно скачать и использовать для своих нужд. В отведенные для этого строки бланка потребуется внести:

1. ФИО и должность руководителя, название организации (ФИО работодателя-ИП);
2. ФИО, должность, подразделение работника;
3. дату составления записки;
4. сами объяснения. Если отсутствовал работник на работе по причине болезни, несчастного случае и по другим независящим от него причинам, и это можно подтвердить (справками, актами, протоколами и т.п.), то их необходимо приложить к записке. Они будут дополнительными аргументами к изложенному в самой записке. Текст записки должен быть максимально ясным: «В среду, 27.02.2023 года я отсутствовал на своем рабочем месте с 08.00 часов до 11.00 часов в связи с тем, что у моего ребенка развился острый приступ аппендицита, и мне пришлось везти его в больницу. О случившемся своему руководству я сообщить не мог, так как забыл телефон дома»;
5. подпись.

Записка подается непосредственно руководителю.

Если увольнение случилось

Если работник все-таки был уволен, и считает это увольнение незаконным, в течение месяца после издания приказа о может обратиться в суд с иском о восстановлении на работе. Предварительного обращения в комиссию по трудовым спорам или в трудовую инспекцию не требуется.