Объяснительная записка об утере документов

Утеря документов в организации может повлечь за собой не только исчезновение важной информации, но и санкции со стороны контролирующих органов. Объяснительная записка об утере документов составляется в процессе расследования факта утери.

Файлы в .DOC:Бланк объяснительной записки об утере документовОбразец объяснительной записки об утере документов

Ценность документов

Документы, образующиеся в процессе деятельности организации, имеют неодинаковую ценность. Так, некоторые из них представляют собой объекты, имеющие культурное, экономическое, социальное и историческое значение и должны храниться постоянно или в течение длительного срока. Другие же имеют ценность только в период оперативного делопроизводства и могут быть уничтожены спустя короткий срок.

Обязанность государственных и муниципальных бюджетных учреждений хранить свои документы и передавать их в архив определена на федеральном уровне. Коммерческие организации сами отвечают за сохранность своих документов, однако и они подчиняются требованиям законодательных актов, определяющих обязанность хранения отдельных видов документов. Так, например,

• Федеральный закон от 08 февраля 1998 года № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (статья 50) определяет, что Общество обязано хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества;
• Федеральный закон от 26 декабря 1995 года № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (статья 89) также определяет, что Общество обязано хранить документы, предусмотренные настоящим Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Помимо этого отдельные сроки хранения документов и ответственность за их утерю предусматриваются Налоговым кодексом и Кодексом об административных правонарушениях.

Утеря документов, хранить и предоставлять которые контролирующим и иным органам организация обязана в соответствии с законом, может повлечь за собой штраф.

Учет документов

Учет документов в организации ведется на основании описей дел постоянного хранения и временного хранения, которые составляются на основании ежегодно утверждаемой номенклатуры дел организации.

Помимо собственно распорядительных документов и переписки в описи также включаются:

• учредительные документы организации;
• лицензии на ведение отдельных видов, сертификаты соответствия;
• свидетельства о праве собственности на объекты имущества;
• договоры;
• пропуска;
• документы по личному составу, трудовые книжки;
• акты проверок контролирующими организациями и т.п.

И если «свои» документы организация в некоторых случаях может восстановить составлением дубликата (к примеру, на основе электронной копии документа), то документы, выданные посторонними организациями, восстановить будет не так-то просто.

Как оформить утерю документа

При утере документа последовательность действий будет следующей:

1. работником, обнаружившим утерю документа, составляется докладная записка об утере документа, адресованная на имя непосредственного руководства или начальника архива, если утеря обнаружена в процессе подготовки документа к передаче на хранение или в период хранения;
2. в некоторых случаях руководитель может отдать распоряжение о создании дубликата документа без проведения расследования. Однако, как мы уже сказали выше, такое не всегда возможно;
3. руководитель своим приказом создает рабочую комиссию, на которую возлагается расследование причины утери документа. Председателем комиссии назначается кто-то из высшего руководства организации или сам руководитель. В состав комиссии могут входить работники архива/отдела делопроизводства, руководитель подразделения, которому принадлежал утерянный документ, юрисконсульт, специалист отдела кадров и так далее;
4. работник, ответственный за хранение документа или непосредственно работавший с ним, составляет объяснительную записку по факту утери документа;
5. комиссия проводит расследование и издает акт расследования;
6. на основании акта, с учетом результатов розыска документов руководитель принимает решение о привлечении работника к дисциплинарной ответственности. Если работник признан виновным, в отношении него издается приказ о дисциплинарном взыскании. Помимо этого, работник может быть привлечен к материальной ответственности (например, за утерю пропуска);
7. если документ не найден, то составляется акт о признании документа утерянным (для архивных документов), организуется его восстановление. Если утрачен архивный документ, то в некоторых случаях потребуется внести изменения в лист фонда и другие учетные документы архива.

Форма объяснительной записки

Объяснительная записка об утере документов составляется в свободной форме или по правилам делопроизводства, принятым в организации. В ней должны быть отражены следующие данные:

1. должность, ФИО руководителя, на имя которого пишется записка, название организации;
2. ФИО, должность, подразделение работника;
3. название и (опционально) заголовок;
4. дата составления;
5. непосредственно объяснения работника;
6. приложения — если они имеются;
7. подпись и расшифровка подписи работника.

Записка составляется на листе формата А4 от руки либо набирается на компьютере, распечатывается и подписывается работником собственноручно. Впоследствии записка может быть приложена к материалам служебного расследования, а также к приказу о дисциплинарном взыскании.