Файлы в .DOC:Бланк описи дел по личному составуОбразец описи дел по личному составу
Функция
Опись дел является одним из основных документов, обеспечивающих работу с личными делами как в текущем делопроизводстве, так и в архиве организации. В архивах она выполняет одновременно следующие функции:
- является учетным документом, содержащим информацию об общем количестве дел в фонде,
- является информационным документом, содержащим в себе данные о каждом включенном в нее деле.
Подготовка
Порядок оформления описи дел по личному составу определен Методическими рекомендациями по работе с документами по личному составу (Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД, 2018 г.).
В соответствии с ним перед составлением описи необходимо:
- провести экспертизу ценности документов (распределить их по срокам хранения);
- сформировать документы в дела;
- оформить дела в соответствии с номенклатурой дел организации (присвоить индексы);
- внести оформленные дела в опись.
Все три этапа осуществляются под методическим руководством начальника отдела документационного обеспечения и руководителя архива или работника, ответственного за архив.
Особенности описания кадровых документов
При описании приказов и распоряжений по личному составу в заголовках описей дел указываются:
- тип документа (приказ, распоряжение служебная записка и т.п.);
- вид деятельности (по личному составу);
- хронологический период.
Документы в дело собираются в хронологическом порядке, от января к декабрю.
При описании личного дела особое внимание уделяется приказам и распоряжениям по личному составу (приказ о приеме на работу, приказ об увольнении). По ним устанавливаются крайние даты личного дела.
При описании личного дела указываются:
- фамилия, имя, отчество конкретного лица в именительном падеже;
- крайние даты его поступления на работу и увольнения с работы;
- количество листов и срок хранения дела.
Составление описи
Составлять описи можно как перед сдачей дел в архив, так и непосредственно в текущем делопроизводстве. Описи составляются на дела:
- постоянного срока хранения;
- временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
- характерные только для данной организации (судебные дела, материалы уголовных дел, научные отчеты по темам).
В описи включаются и электронные дела и документы.
Описи составляются не мене чем в трех экземплярах и утверждаются руководителем организации. На документы по личному составу постоянного хранения должна составляться отдельная опись.
Структура описи
Структура и форма описи дел по личному составу установлена Методическими рекомендациями по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (Приложение 2).
Этот документ является обязательным к применению государственными и муниципальными организациями. Частные организации могут использовать его как методическое руководство.
Форма описи
На нашем сайте имеется образец и бланк описи дел по личному составу, который вы можете скачать для своих нужд. В описи дел должны содержаться следующие элементы:
- левое верхнее поле — наименование организации, номер фонда, номер и название описи, год;
- правое верхнее поле — гриф «Утверждаю», в котором указывается название организации, ФИО и должность руководителя, утвердившего опись;
- непосредственно опись, состоящая из таблицы с графами «№ п/п», «Индекс дела», «Заголовок дела», «Крайние даты», «Срок хранения», «Количество листов», Примечание»;
- итоговая запись описи, начинающаяся со слов «в данный раздел описи внесено» и содержащая информацию о количестве дел, пропущенных и литерных номерах;
- подпись составителя описи и лица, ответственного за архив с расшифровкой;
- если опись согласовывалась с экспертной комиссией — дата и номер протокола.
Индекс дела
Индекс дела в описи указывается согласно номенклатуре дел https://zakonius.ru/obrazec/nomenklatura-del-otdela-kadrov.
Заголовок дела
Заголовок вносится в опись в точном соответствии с заголовком, который указан на обложке дела.
Крайние даты
В данной графе указываются крайние даты дел (например, 01 июня – 31 августа).
Срок хранения
Срок хранения указывается в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 г. №236).
Примечание
Здесь делаются отметки о состоянии дел, их порче, гибели, убытии и т.п.