Опись дел постоянного хранения

Документы, образующиеся в деятельности организации, являющейся источником комплектования государственного или муниципального архива, в обязательном порядке подлежат формированию в дела. Опись дел постоянного хранения составляется на документы, подлежащие постоянному хранению.

Файлы в .DOC:Бланк описи дел постоянного храненияОбразец описи дел постоянного хранения

Обязанность хранить документы

Основным документом, определяющим сроки хранения документации, является Типовой перечень, утверждаемый Росархивом. Приказом Росархива №236 от 20.12.2019 года этот Перечень был обновлен, и с февраля 2020 года организации, комплектующие архивы, должны руководствоваться им.

Для частных организаций требования Росархива не являются обязательным, однако ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 года №14-ФЗ «Об ООО» предусматривает обязанность Обществ хранить документы по деятельности и предъявлять их по требованию участникам общества.

Сроки хранения

В соответствии с вышеупомянутым Перечнем документы в зависимости от их ценности (исторического, культурного, экономического и иного значения) делятся на:

• документы постоянного хранения;
• документы длительного (свыше 10 лет хранения);
• документы с меньшими сроками хранения (1-3-5 лет).

Описи составляются на дела с документами постоянного и длительного хранения.

Назначение описи

Передаваемые на хранение в архив документы в обязательном порядке подлежат учету. Опись является документом, обеспечивающим два вида учета:

• количественный. Опись отражает общее количество дел данного типа в организации;
• качественный. Опись является своеобразным справочником по делам постоянного хранения.

Составление описи

Опись оформляется ежегодно. Сначала описываются дела в структурных подразделениях, а затем под руководством архивариуса или начальника отдела документационного обеспечения составляется годовая сводная опись.

Сводная опись составляется в четырех экземплярах.

Дела сначала сверяются с номенклатурой дел организации и вносятся в опись при условии, что они оформлены и подшиты правильно. Если нет — сначала дело приводится в соответствие.

После составления опись согласовывается экспертной комиссией организации или сразу утверждается руководителем (если ЭК на предприятии не создана).

Форма описи

На описи дел постоянного хранения оформляются титульные листы. Титульный лист содержит:

• название организации, название и обозначение фонда (если организация комплектует архив);
• название и номер описи;
• начальную и конечную дату включенных в опись дел.

Форма самой описи утверждена Росархивом в 2002 году. На нашем сайте представлены бланк и образец описи для скачивания. В описи должны быть отражены следующие данные:

1. в поле «утверждаю» указываются ФИО и должность утвердившего опись лица, в поле «согласовано» — номер и дата протокола заседания экспертной комиссии;
2. сама опись оформляется таблицей, в которую включаются: порядковый номер, номер дела, название дела (например, «Приказы по основной деятельности»), крайние даты, количество листов;
3. в итоговой записи после таблицы указываются общее количество дел, их номера (с… по…), в том числе номера с литерой, пропущенные номера;
4. под итоговой записью ставятся подписи, должности и ФИО лиц, составивших опись.