Опись документов

Опись документов представляет собой письменный реестр, в который поименно включается каждый документ, входящий в ту или иную совокупность – в дело, в личное дело, в папку, в отчет, в почтовый конверт или иное хранилище.

Файлы в .DOC:Бланк описи документовОбразец описи документов

Правовая регламентация

Существует несколько инструкций и рекомендаций, относящихся к хранению документов в целом, и к составлению описи в частности. К общегосударственным нормативным актам относятся:

  • Рекомендации Росархива от 23.12.2009 года по делопроизводству;
  • Инструкция Центробанка РФ по делопроизводству в банковских структурах;
  • Инструкция по делопроизводству, утвержденная Приказом № 226 Министерства культуры РФ от 09.03.2011 года.
  • Кроме того, на предприятиях и организациях существуют собственные внутренние правила и нормы делопроизводства, в том числе и по хранению документов.

    Опись управленческих документов

    Документы, отражаемые в описи, должны быть систематизированы в зависимости от степени их важности или приоритетности.

    В рамках делопроизводства предприятий и организаций описи подлежат документы, передающиеся на временное или постоянное хранение.

    Опись документов, направляемых на хранение в архив, составляется на унифицированном бланке, утвержденном Росархивом в 20002 году

    Описи документов, хранящихся в личных делах работников предприятий и организаций, хранятся вместе с делами в качестве их неотъемлемой части.

    Начинается опись с момента заключения трудового договора и пополняется далее одновременно с приложением к делу новых документов. В описи следует указать номер личного дела, название каждого документа и дата его издания или приобщения к личному делу.

    Изъятие документов из архива также сопровождается описью, составляемой на унифицированном бланке формы № ММ-3-06/338.

    Опись приложений

    Деловая переписка включает в себя направление адресату различных документов, прилагаемых к письму.

    Функцию описи принимает на себя рубрика письма, именуемая «Приложения». При включении в рубрику «Приложения» списка прилагаемых документов, следует следить за расположением записей в порядке иерархии документов.

    Опись почтовых вложений

    Документы, вложенные в почтовое отправление, фиксируются при помощи специального бланка форма 107 Почты России. В бланке отражаются:

    • наименование или ФИО получателя:
    • наименование и количество единиц каждого вложенного в почтовое отправление документа;
    • установленная отправителем стоимость каждого документа и итоговая стоимость всех вложенных документов.

    Более подробно об особенностях отправки писем с описью вложения рассказано в отдельной статье нашего сайта.

    Почтовый работник скрепляет опись своей подписью и штемпелем почтового отделения.

    Дзен! Дзен! Дзен! На нашем Яндекс Дзен канале ещё больше особенных юридических материалов в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас →

    Комментарии