Опись документов

Опись документов представляет собой письменный реестр, в который поименно включается каждый документ, входящий в ту или иную совокупность – в дело, в личное дело, в папку, в отчет, в почтовый конверт или иное хранилище.

Файлы в .DOC:Бланк описи документовОбразец описи документов

Правовая регламентация

Существует несколько инструкций и рекомендаций, относящихся к хранению документов в целом, и к составлению описи в частности. К общегосударственным нормативным актам относятся:

Рекомендации Росархива от 23.12.2009 года по делопроизводству;

Инструкция Центробанка РФ по делопроизводству в банковских структурах;

Инструкция по делопроизводству, утвержденная Приказом № 226 Министерства культуры РФ от 09.03.2011 года.

Кроме того, на предприятиях и организациях существуют собственные внутренние правила и нормы делопроизводства, в том числе и по хранению документов.

Опись управленческих документов

Документы, отражаемые в описи, должны быть систематизированы в зависимости от степени их важности или приоритетности.

В рамках делопроизводства предприятий и организаций описи подлежат документы, передающиеся на временное или постоянное хранение.

Опись документов, направляемых на хранение в архив, составляется на унифицированном бланке, утвержденном Росархивом в 20002 году

Описи документов, хранящихся в личных делах работников предприятий и организаций, хранятся вместе с делами в качестве их неотъемлемой части.

Начинается опись с момента заключения трудового договора и пополняется далее одновременно с приложением к делу новых документов. В описи следует указать номер личного дела, название каждого документа и дата его издания или приобщения к личному делу.

Изъятие документов из архива также сопровождается описью, составляемой на унифицированном бланке формы № ММ-3-06/338.

Опись приложений

Деловая переписка включает в себя направление адресату различных документов, прилагаемых к письму.

Функцию описи принимает на себя рубрика письма, именуемая «Приложения». При включении в рубрику «Приложения» списка прилагаемых документов, следует следить за расположением записей в порядке иерархии документов.

Опись почтовых вложений

Документы, вложенные в почтовое отправление, фиксируются при помощи специального бланка форма 107 Почты России. В бланке отражаются:

• наименование или ФИО получателя:
• наименование и количество единиц каждого вложенного в почтовое отправление документа;
• установленная отправителем стоимость каждого документа и итоговая стоимость всех вложенных документов.

Более подробно об особенностях отправки писем с описью вложения рассказано в отдельной статье нашего сайта.

Почтовый работник скрепляет опись своей подписью и штемпелем почтового отделения.