Опись особо ценных дел

Опись особо ценных дел является одним из учетных документов архива, в которых отражаются количественный и качественный составы особо ценных документов, входящих в то или иное дело.

Файлы в .DOC:Бланк описи особо ценных делОбразец описи особо ценных дел

Цели составления описи

Передаваемые на хранение в архив документы в обязательном порядке подлежат учету. Учет в государственных (муниципальных) архивах ведется на основании основных учетных документов, ведение которых является для госучреждений обязательным, и вспомогательных, ведение которых опционально и определяется руководством учреждения.

Частные организации, не передающие документы в государственные архивы, самостоятельно обеспечивают учет своей документации.

Классификация учета особо ценных документов

Особо ценные документы — это документы, имеющие непреходящее культурное, научное, историческое или другое значение, отражающие важные события в жизни государства. Учет особо ценных документов осуществляется по отдельным учетным документам:

• списку фондов;
• описям;
• реестрам описей.

Нормативная регламентация

Порядок работы с особо ценными делами и форма описи особо ценных дел регламентирован Правилами работы архивов предприятий, которые были утверждены Росархивом в 2002 году.

Допускается использование иной формы описи, измененной в соответствии с нуждами конкретной организации.

Составление описи

Опись особо ценных дел составляется в четырех экземплярах, для каждого из фондов по отдельности. Для описи оформляется титульный лист, который содержит название организации (архива), название и цифровое обозначение фонда, в составе которого имеются ценные дела, название документа и начальную и конечную даты внесенных в опись дел.

В описи должны быть отражены следующие сведения:

1. в поле «утверждаю» указываются ФИО и должность утвердившего опись лица (руководителя архива);
2. в таблице должны быть указаны: порядковый номер, номер описи и дела, название дела, крайние даты, количество листов, номер единицы учета страхового фонда. При необходимости делаются примечания;
3. в итоговой записи после таблицы указываются общее количество дел, их номера (с… по…), в том числе номера с литерой, пропущенные номера. Также указываются номера дел, имеющих страховые копии;
4. под итоговой записью проставляются подписи лица, которое составило документ, и начальника архивного учреждения, даты;
5. в соответствующие поля вносятся отметки о согласовании описи с экспертной и экспертно-проверочной комиссиями. Если организация сама хранит свои дела, вторая отметка не ставится.

Отметим, что по завершении копирования дел на описи в итоговой записи должна быть проставлена отметка «все дела по описи скопированы» с указанием даты, должности, ФИО и подписи ответственного лица.

На лицевой стороне карточки фонда, содержащего особо ценные дела, проставляется штамп «ОЦ», а также указываются название архивного учреждения, номер фонда и объем особо ценных дел.