Письмо-извещение

Письмо-извещение является разновидностью делового информационного письма. Достаточно часто письма-извещения носят характер обезличенных и отправляются сразу нескольким адресатам, как правило, заинтересованным в получении подобной информации.

Файлы в .DOC:Бланк письма-извещенияОбразец письма-извещения

Информационное письмо

Под информационными письмами понимается широкий круг деловых писем, содержащих в себе различного рода информацию. Это могут быть:

• извещение (например, об изменении даты запланированного мероприятия);
• уведомление (например, об изменении юридического адреса, руководства организации, расторжении договора);
• заявление;
• подтверждение (оплаты или поставки);
• напоминание (о соблюдении условий договора);
• предложение (например, о заключении договора);
• приглашение и так далее.

Некоторые виды писем могут сочетаться. Например, письмо-извещение может одновременно содержать в себе приглашение к участию в мероприятии, о котором извещается контрагент.

Письма-извещения могут носить как частный, конкретизированный характер, так и содержать в себе общую информацию. Направляться письма могут как одному, так и нескольким адресатам, как физическим, так и юридическим лицам.

Составляться письма могут также несколькими лицами одновременно, например, если речь идет о совместно организованном мероприятии.

Как правило, письма-извещения рассылаются контрагентам, с которыми уже налажены отношения, однако могут и направляться новым партнерам в качестве первого шага к формированию деловых отношений.

Помимо этого письма-извещения делятся на:

• инициативные;
• ответные.

Структура письма будет зависеть от характера письма.

Общие правила составления письма

В соответствии с правилами делового этикета письмо-извещение должно быть подписано руководителем организации или руководителями организаций, если речь идет о совместно организованном мероприятии. Письма-извещения оформляются на фирменном бланке организации (если организация им пользуется) и составляются грамотно, с использованием канцелярских клише.

Допускается наличие приложений (буклеты, брошюры, карточки предприятия и т.п.).

Структура письма-извещения

Нормативными актами не установлена единая структура письма-извещения. На нашем сайте имеется шаблон письма подобного типа, которым вы можете воспользоваться, индивидуализировав его с учетом ваших конкретных обстоятельств.

Структура письма-извещения состоит из следующих расположенных в логическом порядке блоков:

1. «Шапка». В ней указываются реквизиты отправителя (в случае, если организация не использует фирменный бланк) и реквизиты получателя или получателей: название организации, ФИО и должность руководителя, на имя которого отправляется письмо.
2. Название письма. Если письмо решено озаглавить «Извещение», то название размещается по центру. Если же название начинается с предлога «О», например, «Об организации семинара», то располагать следует по левому краю.
3. Текст письма, начинающийся с одной из следующих фраз: «Сообщаю Вам/Извещаю Вас/В ответ на Ваше письмо от… извещаю Вас» и так далее. Формулировка «Сообщаем Вам/Извещаем Вас» будет приемлемой в случае, если письмо подписывают несколько руководителей.
4. Дополнительная информация — если необходимо (дата и время встречи, дресс-код, вступительный взнос, повестка и так далее).
5. Список приложений, если есть.
6. Подпись автора/подписи авторов письма.

Письмо-извещение может быть вручено адресату любым удобным способом:

• лично через курьера;
• почтой;
• по факсу;
• по электронной почте.