Файлы в .DOC:Бланк письма-напоминанияОбразец письма-напоминания
Когда стоит напоминать
Ведение бизнеса невозможно представить без постоянного взаимодействия организации с контрагентами физическими или юридическими лицами. Взаимные обязательства, порождаемые договоренностями, достигнутыми между сторонами, как правило, имеют сроки исполнения.
В случае, когда у одной стороны появляются основания полагать, что другая сторона не исполнит взятые на себя обязательства, есть смысл составить письмо напоминание. Помимо этого, письмо напоминание может быть составлено в рекламных целях, например, с целью напомнить о проведении рекламной акции.
Среди поводов для написания письма-напоминания можно отметить:
- напоминание о поставке товара, об оказании услуги, о завершении работ по договорам;
- напоминание о важном мероприятии;
- напоминание о необходимости предоставления информации или документов, отчетов;
- напоминание о необходимости оплаты;
- напоминание о сроках устранения недостатков;
- напоминание о заседании/собрании/совещании и так далее.
Письмо составляется, как правило, сотрудниками/руководителями одного уровня. То есть напоминание, адресованное руководителю компании, должно быть также подписано руководителем компании, напоминания о ранее отправленном коммерческом предложении подписывается директором или менеджером по продажам и так далее.
Общие правила составления письма
Письмо-напоминание составляется с соблюдением основных правил деловой переписки, грамотно, с использованием делопроизводственных клише.
Письмо может содержать как только напоминание, так и просьбу, например: «Напоминаем вам о семинаре по делопроизводству, который состоится 12 мая 2021 года, и просим подтвердить участие в срок до 10 мая 2021 года».
Если напоминание касается договорных обязательств, то в письме необходимо указать реквизиты договора, которым установлен срок исполнения этих обязательств.
Структура письма
Нормативные акты никак не регламентируют структуру письма-напоминания. На нашем сайте имеется образец письма, которым вы можете воспользоваться, индивидуализировав его для своих нужд.
Письмо должно содержать в себе следующие основные элементы:
- «шапку», в которой содержатся сведения об адресате и отправителе письма: наименование организации, ФИО и должности;
- название письма, начинающееся с предлога «о», например: «Об оплате поставки товара», «О предоставлении документов»;
- текст письма;
- подпись и расшифровку подписи автора, контактные данные исполнителя.
Напоминание или требование
Достаточно часто перед отправителем письма-напоминания встает вопрос о том, следует ли помимо фиксации самого факта необходимости/желательности исполнения какого-либо обязательства указывать и на возможные санкции.
Упоминание о возможных санкциях за неисполнение договора превратит письмо-напоминание в претензию. О том, как составляются претензии по различным видам договоров, вы можете прочитать в соответствующих материалах нашего сайта.