Письмо-напоминание о мероприятии

При необходимости дополнительно напомнить кому-либо о каком-либо событии или мероприятии организацией или предпринимателем может быть направлено письмо-напоминание.

Файлы в .DOC:Бланк письма-напоминания о мероприятииОбразец письма-напоминания о мероприятии

Зачем может потребоваться письмо-напоминание

Письма-напоминания не относятся к широко распространенным видам деловых писем и используются достаточно редко. Тем более и не существует установленной законом обязанности отправлять кому-то напоминание. Организации и предприниматели составляют письма данного рода исключительно по собственной инициативе.

Письмо-напоминание может потребоваться в случаях, когда:

1. адресату ранее было направлено письмо-приглашение и пригласивший хочет дополнительно убедиться в том, что приглашенный явится на какое-либо мероприятие;
2. у адресата письма перед его автором существует какое-то обязательство (например, по оплате или поставке товара), оговоренное договором, и срок его истек или истекает. В данном случае письмо может предварять собой претензию о невыполнении условий договора.

Кто подписывает письмо и нужна ли печать

Письма, адресованные руководителям организаций, подписываются только руководителем организации или лицом, исполняющим его обязанности.
В настоящее время обязанность по использованию фирменных бланков и печатей организации отменена, поэтому использование и тех, и других является опцией.
Как правило, письма-напоминания о мероприятии печатью не удостоверяются. Достаточно подписи руководителя.

Как составить письмо-напоминание о мероприятии

Унифицированной формы письма-напоминания не существует. На нашем сайте имеются бланк и образец письма, которым можно воспользоваться для своих нужд. В бланк потребуется внести:

1. название организации, должность и ФИО адресата письма;
2. данные о мероприятии (дата, время, место), о необходимости явки на которое напоминает автор: «Напоминаю вам, что 21 марта 2023 года в 12 часов 00 минут в актовом зале ТЦ «Хлеб и соль» состоится презентация новой технологии выпечки хлеба»;
3. опционально — запрос подтверждения явки или получения приглашения или самого напоминания;
4. должность, подпись автора письма и расшифровку подписи.

После подписания письмо регистрируется в журнале исходящей корреспонденции и ему присваивается номер.

Письмо-напоминание может быть направлено адресату любым удобным способом. Отметим, что никаким законом обязанность отвечать на письмо не предусмотрена. Поэтому, если отправителю необходимо получить доказательство вручения письма адресату, то можно:

1. попросить принявшее лицо письмо проставить на его копии дату приема, штамп и подпись;
2. направить письмо почтой с уведомлением о вручении. В данном случае вернувшееся уведомление будет свидетельством того, что адресат письмо получил.