Письмо о предоставлении информации

Письмо-запрос является принятым в делопроизводстве письменным способом истребования той или иной информации от адресата, в чьем ведении эта информация находится.

Файлы в .DOC:Бланк письма о предоставлении информацииОбразец письма о предоставлении информации

Когда нужна информация

Было бы неверно сводить письма-запросы только исключительно к сфере получения информации, связанной с предпринимательской деятельностью. Письма-запросы – это также вполне сложившая практика получения гражданами сведений от государственных и иных органов, включая:

• пенсионный фонд РФ о порядке и размере начисляемой пенсии, о размере пенсионных выплат, о требованиях по назначению пенсии и т.д.;
• государственный архив о получении дубликатов документов или иных сведений;
• архивы предприятий и организаций о трудовом стаже;
• органы прокуратуры и следствия о судьбе уголовных дел;
• налоговые инспекции по вопросам, связанным с налогообложением, в том числе и по вопросам получения разъяснений налогового законодательства.

В предпринимательской деятельности письма-запросы могут служить источником получения сведений о ценах, товарах, услугах, условиях поставки или оплаты и т.д.

Подытоживая вышесказанное можно разделить письма-запросы на два вида – запросы о получении информации и запросы о получении документов.

Поскольку документы – это тоже информация, то в целом разницы в содержании запросов нет.

Как написать запрос

Никаких требований по стилю или оформлению письма, особенно если оно исходит от физического лица, не существует. В отношении юридических лиц существует неписаное правило направления запросов на фирменном бланке.

Для того чтобы источник информации понял запрос, письмо должно быть составлено таким образом, чтобы было понятно кто, от кого и чего хочет. Для этого при составлении письма следует придерживаться структуры, соответствующей в целом структуре заявления, а именно:

1. наименование адресата;
2. наименование (ФИО) и адрес заявителя;
3. текст запроса. Если информация носит конфиденциальный характер и испрашивается из государственных органов, то следует указать статус автора запроса. Как правило, статус подтверждается копиями документов;
4. адрес, по которому заявитель просит направить информацию;
5. дата направления письма и подпись.

Запрос должен быть лаконичным и точным. При этом не лишним будет объяснить причину направления запроса.

Например, «Я готовлю документы для досрочного назначения пенсии. В ПФР мне необходимо предоставить информацию о стаже работы на вредном производстве завода «Тяжмаш» города Кирова с 1982 по 1989 года. Уточняю, что я выполнял обязанности оператора-гальванщика в гальваническом цехе завода «Тяжмаш» с 1.09.1982 года».

Как отправить запрос

Запросы, связанные с приобретением товаров и услуг проще всего оформить онлайн. Как правило, изготовители товаров и поставщики услуг предусматривают на своих сайтах возможность направления вопросов и запросов.

Если требуется письменный ответ на запрос, то письмо необходимо либо отнести лично, либо направить по почте заказным почтовым отправлением.

Когда ждать ответ

Государственные органы и предприятия рассматривают запросы как обращения граждан, а потому на них распространяется действие Закона РФ «О порядке рассмотрения обращений граждан».

Это значит, что ответ на запрос должен поступить в течение 30 дней с даты, когда запрос был ими получен.

Что касается коммерческих запросов, то скорость ответа определяется только степенью заинтересованности адресата в клиентах. То есть ответ может быть получен очень быстро или не получен вообще.

Если письмо-запрос касается вопросов, связанных с получением документов, не исключено, что источник информации предложит получить документ или его дубликат лично.