Файлы в .DOC:Бланк письма о смене реквизитовОбразец письма о смене реквизитов
К идентификационным данным относятся банковские и налоговые реквизиты, юридический адрес, некоторые изменения в Уставе, замена руководителя или главного бухгалтера.
Кого известить
О смене реквизитов юридического лица следует известить всех, кто так или иначе связан с деятельностью этого юридического лица – клиентов, заказчиков, государственные органы, в частности, налоговую инспекцию, контрагентов по договорам, заемщиков и кредиторов.
Единственным исключением является отпавшая недавно необходимость извещать налоговиков о смене банковских реквизитов, поскольку эта обязанность была возложена на сами банковские структуры.
Нужно ли извещать
Оповещение о смене реквизитов – это не свободная опция, а обязанность юридического лица.
Дело в том, что регистрационные и идентификационные данные – это основа предпринимательской деятельности, на которой «завязаны» многие правоотношения, а именно:
- правоотношения с налоговыми органами;
- правоотношения с контрагентами;
- правоотношения с различными государственными структурами.
Отсутствие идентификационных данных исключает само существование юридического лица как субъекта хозяйственной деятельности. Для того чтобы в полной мере осуществлять свои правомочия, юридическое лицо должно обладать рядом признаков, а именно:
- иметь юридический и почтовый адрес;
- иметь банковский расчетный счет;
- быть субъектом налогообложения;
- иметь ИНН юридического лица;
- иметь конкретного руководителя, обладающего правом подписи.
Отсутствие хотя бы одного из этих признаков делает юридическое лицо неправоспособным.
Соответственно, неуведомление контрагентов о смене идентификационных признаков может быть приравнено к недееспособности юрлица.
Например, не будет принято банком любое письмо, подписанное руководителем, образца подписи которого и сведений о котором не имеется. То есть при смене лиц, имеющих право подписи, должны быть извещены все структуры, для которых имеет значение, кто именно подписывает документы юридического лица.
Содержание письма о смене реквизитов
Извещение о смене идентификационных признаков – это официальный документ, а значит, правила его составления диктуются принципами делопроизводства.
Это не означает, что извещения имеют регламентированную форму, поскольку унифицированного образца писем подобного рода не существует. Правила делопроизводства регламентируют не форму, а логику составления деловых писем.
Прежде всего, извещение о смене реквизитов должно быть официальным, то есть составленным с использованием общепринятых канцеляризмов. Составлять письмо желательно на бланке, но если бланк у конкретного юридического лица не введен в деловой оборот, то можно обойтись и без него.
В целом извещение о смене реквизитов должно включать в себя следующие последовательно расположенные структурные элементы:
- «шапку» в верхнем левом углу листа с наименованием и адресом лица, которому направляется извещение. Если письмо оформляется на фирменном бланке, то оно уже содержит наименование отправителя. Если же письмо оформляется на чистом листе бумаги, то в левом верхнем углу должны быть указаны его наименование и реквизиты, а также исходящие данные письма;
- наименование документа. Правильным будет написать «Извещение об изменениях в реквизитах»;
- собственно текст письма. Вполне допустимо прямое обращение к конкретному лицу, особенно если письмо направляется давнему контрагенту. Например «Уважаемый Иван Иванович. ООО «Кибермозг» доводит до вашего сведения информацию о смене следующих реквизитов»;
- указание о дате, с которой смена реквизитов вступает в силу;
- перечисление конкретных действий (если эти действия нужны), которые должен осуществить адресат в связи со сменой реквизитов;
- дату отправки извещения и подпись руководителя, или лица, имеющего право подписи. При желании и для придания письму большей весомости можно проставить и печать. Напоминаем, что с 2016 года наличие печати в деловой переписке необязательно.
