Письмо о возврате товара поставщику

Письмо о возврате товара поставщику – это составная часть договора поставки, то есть правоотношений между субъектами, осуществляющими предпринимательскую деятельность в случае, если получатель товара недоволен его качеством.

Сразу уточним, что договор купли-продажи не имеет ничего общего с договором поставки, а потому возврат товара в правоотношениях между продавцом и покупателем осуществляется посредством соответствующей претензии, поданной на основании имевшего место договора купли-продажи.

Основания возврата

Любой договор поставки предусматривает требования по качеству, количеству, ассортименту, упаковке и способу транспортировки товара. Несоответствие качества или наименования товара тем, что были нотифицированы в договоре, является основанием для возврата товара от получателя поставщику.

Письмо о возврате товара поставщику. Часть 1

Таким образом, можно выделить два основания для возврата:

  • поставка иного товара, нежели тот, что был обговорен в контракте;
  • поставка обговоренного товара, но ненадлежащего качества, включая качество упаковки. При этом не имеет значения, на каком этапе товару были причинены повреждения – на этапе производства, погрузки или транспортировки. Выяснение отношений с грузчиками или перевозчиками – всецело задача поставщика, а не получателя.

Возврат товара подразумевает возврат предоплаты (если она имела место) и оплату понесенных получателем убытков, включая упущенную выгоду.

Обязательный досудебный порядок

В соответствии с законодательством РФ все споры (а претензия о возврате товара и возмещении ущерба – это всегда потенциальный спор) по договорам поставки для государственных и муниципальных нужд носят обязательный досудебный характер.

Под досудебным рассмотрением спора понимается предварительное направление претензии.

То есть если поставщик откажется от приема товара, возврата предоплаты и возмещения ущерба, получатель не сможет обратиться в суд, если своевременно не направил контрагенту претензию.

Такое же правило действует и в случаях, если получатель одновременно с возвратом товара потребует и расторжения договора.

Отсутствие подтверждений о своевременной претензии станет основанием для отказа в исковом заявлении.

Оформление письма

Вне зависимости от того, как будет названо требование о возврате товара, оно всегда будет носить характер претензии.

Оформление письма о возврате товара не регламентировано на законодательном уровне, а потому оформляется оно в соответствии с правилами делопроизводства. Основным принципом в данном случае является внятность письма. Это означает, что письмо-претензия должна отвечать на вопрос «кто, что, от кого и почему хочет».

Структура претензии о возврате товара достаточно отработана и включает в себя следующие структурные элементы:

  1. «шапка», в которую входят наименования и адреса поставщика (адресата) и получателя (автора претензии);
  2. наименование письма. Назвать его можно по-разному – «информация», «уведомление», «извещение» и т.д. Но лучше воспользоваться тем наименованием, которое содержится в ГК РФ, а именно «претензия»;
  3. описательная часть. В нее следует включить основные сведения о договоре поставки (дата заключения, номер договора, вид товара, условия поставки, условия по качеству и количеству и т.д.);
  4. мотивировочная часть, содержащая описание события. Следует включить краткое описание причин, по которым получатель отказывается принять (или принять и оплатить) товар;
  5. резолютивная часть, содержащая перечень требований к поставщику в связи с возвратом товара, например «Требуем принять обратно товар. Вернуть 50-процентную предоплату в сумме 1 000 000 рублей. Выплатить понесенные убытки в сумме 200 000 рублей»;
  6. приписка о том, что претензия носит характер досудебного действия и отсутствие ответа в определенный срок (как правило, в течение 10 дней), а равно отказ в удовлетворении претензии будет считаться основанием для обращения в суд;
  7. дата отправки письма и подпись его автора (руководителя).

Письмо о возврате товара поставщику. Часть 2

Поскольку голословные утверждения в договорном праве в расчет не принимаются, к письму следует приложить документы, свидетельствующие об обоснованности требования по возврату. В качестве документов прикладываются акт осмотра товара, акт дефектовки, акт экспертизы, фотоматериалы и т.д.

Ответ

Существуют несколько вариантов возможной реакции поставщика на предъявленную ему претензию о возврате, а именно:

  • поставщик удовлетворяет требования претензии, принимает возврат и производит все требуемые выплаты;
  • поставщик соглашается с требованиями претензии, принимает товар обратно и выдает гарантийное письмо на оплату;
  • поставщик отказывается принять товар и оспаривает требования получателя. В этом случае контрагенты вступают в переписку, и если консенсус не будет найден, одна из сторон обращается в суд;
  • поставщик игнорирует претензию. В этом случае автор претензии может защитить свои права только посредством искового заявления.

Отметим, что для суда ответ поставщика на претензию не важен. Главное, чтобы получатель (покупатель) вовремя направил претензию и предъявил суду доказательства ее своевременного отправления.

Сроки

Удивительно, но ГК РФ не содержит четкой регламентации сроков направления претензии, ограничиваясь обтекаемой фразой о том, что претензия должна быть подана в разумные сроки. Это означает, что оценка разумности сроков – прерогатива судебных инстанций.

Сложившая практика показывает, что наиболее разумным сроком, с точки зрения суда, является один месяц с момента поставки товара.

Следует помнить о том, что срок давности по договорам поставки составляет три года.

Доказательства вручения

Существует два способа получения подтверждения факта отправки претензии, а именно:

  • получить подпись поставщика в получении. Подобное возможно при неопосредствованной передаче документа, например, через посыльного или курьера;
  • получить почтовое уведомление о вручении. Поскольку чаще всего поставщика и покупателя разделяют многие километры, отправка претензии почтой с обратным уведомлением о вручении – самый распространенный вариант.

Расписка о вручении претензии или уведомление о вручении почтового отправления должны быть приложены к исковому заявлению в случае, если спор будет передан в судебную инстанцию.

Бланк письма о возврате товара поставщикуОбразец письма о возврате товара поставщику

Дзен! Дзен! Дзен! На нашем Яндекс Дзен канале ещё больше особенных юридических материалов в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас →

Комментарии