Письмо о заключении договора аренды

Письмо о заключении договора аренды, вопреки распространенному мнению, вовсе не аналог предварительного договора. На самом деле рассматриваемый вид письма – всего лишь бизнес-корреспонденция, посредством которой предприниматели предлагают потенциальным контрагентам заключить договор аренды.

Файлы в .DOC:Бланк письма о заключении договора арендыОбразец письма о заключении договора аренды

Назначение письма

В процессе осуществления предпринимательской деятельности у юридических лиц и ИП возникает потребность в тех или иных объектах или предметах имущества, которыми они не обладают. В то же время существует большой пласт предпринимателей, занимающихся сдачей в аренду этих объектов или предметов.

Естественно, что эти две группы постоянно находятся в поисках контрагентов, то есть потенциальные арендодатели ищут потенциальных арендаторов и наоборот.

Существует множество способов найти желаемое. Предприятия и ИП, специализирующиеся на сдаче в аренду оборудования, автомобилей, объектов недвижимости и т.д. либо публикуют объявления в СМИ, либо ведут собственные сайты. В то же время предприниматели, желающие взять имущество в аренду, отслеживают объявления и сайты

Поскольку аренда – это составная часть бизнеса, в котором у каждой стороны есть свои желания и предпочтения, многие из предпринимателей, чтобы не терять время на личные контакты, разрабатывают текст письма-оферты и направляют его одновременно нескольким потенциальным контрагентам.

Оферта содержит в себе предложение заключить договор аренды на конкретных условиях, желательных для офертанта. Контрагент, которого эти условия устроят, откликается на письмо и в будущем стороны заключают обоюдовыгодный договор.

Составление письма

Никаких норм, регламентирующих структуру и содержание писем-предложений, не существует. А это значит, что составляются они в произвольной форме и с соблюдением требований, предъявляемых к стандартной деловой переписке.

Письмо о заключении договора аренды должно доносить до потенциального контрагента:

1. сведения об инициаторе сделки. То есть автор письма должен сообщить адресату не только свое наименование, но и некоторые свои характеристики, подтверждающие его благонадежность как арендатора. Например, арендодатель может сообщить, что он работает на рынке недвижимости длительное время, сдаваемые им объекты находятся в пользовании солидных предприятий, а помещения, предоставляемые в аренду, соответствуют всем санитарным и техническим нормам;
2. контактные данные автора письма;
3. сведения о желаемой сделке. Например, потенциальный арендатор может предложить контрагенту сдать ему в аренду экскаватор;
4. сведения о желаемых условиях сделки. Автор оферты может назвать адрес помещения или марку трактора, или характеристики оборудования, которые он желает взять в аренду. Указывается также и диапазон цен, в пределах которого аренда будет для него выгодной;
5. правила хорошего тона диктуют также выразить в конце письма надежду на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.

Подписывается письмо, как правило, руководителем юридического лица или индивидуальным предпринимателем. Будет вполне оправдано использование фирменного бланка предприятия, если он разработан и существует.

Проект договора

Как правило, предприятия, специализирующиеся на сдаче недвижимости, транспорта или оборудования в аренду, имеют стандартный типовой образец договоров аренды.

Вполне допустимо приложить к письму-оферте распечатанный шаблон, для того, чтобы контрагент мог изучить условия договора, прежде чем дать ответ или проигнорировать письмо.