Письмо об уточнении назначения платежа

Письмо об уточнении назначения платежа является способом исправления ошибки или неполноты сведений в платежном документе post-factum, то есть уже после того, как платежное поручение было исполнено. Соответственно, письмо об уточнении назначения платежа является также и бухгалтерским документом, поскольку содержит в себе сведения, относящиеся к первичному бухгалтерскому документу.

Файлы в .DOC:Бланк письма об уточнении назначения платежаОбразец письма об уточнении назначения платежа

Основания для направления письма

Платежное поручение – это распоряжение о перечислении денежных средств тому или иному адресату и по тому или иному основанию. Ошибка, допущенная в платежном поручении – это, по сути, ошибка в траектории, по которой платеж будет двигаться.

Так, ошибочными могут быть:

• номер договора, по которому осуществляется платеж;
• назначение платежа;
• выделение НДС и т.д.

После того, как платеж был исполнен, выписать новое, правильное платежное поручение уже не получится. В этом случае потребуется направить договорному контрагенту письмо, посредством которого уточнится назначение платежа.

Поскольку платежные поручения всегда находятся в зоне пристального внимания налоговых органов, то письмо об уточнении назначения платежа необходимо продублировать в банк, через который платеж прошел.

Составление письма

Любое письмо – это обращение в свободной форме, содержащее в себе некую информацию, которая должна быть доведена до сведения адресата.

Главное требование к деловому письму, и в частности к письму об уточнении назначения платежа – это его внятность. То есть из письма должно быть ясно, кому и кем оно направляется и что хочет довести до сведения адресата автор письма.

Поскольку платежный документ — это в первую очередь бухгалтерский документ, то составить письмо правильно должен работник, имеющий представление о том, что он пишет. Поэтому в большинстве случаев письма подобного рода составляют работники бухгалтерии.

В рамках данной статьи нашим пользователям предоставляется возможность скачать шаблон письма об уточнении назначения платежа и ознакомиться с образцом его заполнения. В процессе заполнения шаблона в него потребуется внести следующие сведения:

1. наименование адресата и его почтовый адрес;
2. наименование и адрес отправителя;
3. наименование и адрес банка плательщика;
4. наименование и адрес банка адресата;
5. сведения о платежном поручении, в котором была допущена ошибка (номер, дата, сумма);
6. описание ошибки, неточности или неполноты, допущенных в платежном поручении;
7. собственно исправления, то есть те данные, которые отправитель считает правильными для платежного поручения;
8. подпись руководителя предприятия или организации.

При заполнении шаблона мы рекомендуем придерживаться следующих правил:

• суммы, проходившие в платежном поручении, следует указывать цифрами и прописью;
• разбивать ошибки по пунктам в случае, если в платежном поручении было более одной ошибки.

Письмо составляется в количестве экземпляров, достаточном для направления всем адресатом. Один экземпляр письма остается у отправителя.