Письмо-подтверждение

Письмо-подтверждение — это деловое письмо, которым его отправитель подтверждает достижение каких-либо договоренностей со стороной-адресатом письма, а также намерение, получение документации и иные факты, имеющие значение для сторон переписки.

Файлы в .DOC:Бланк письма-подтвержденияОбразец письма-подтверждения

Необходимо ли подтверждение

Как таковое письмо-подтверждение — дань деловому этикету, и его написание не является обязательным. Однако если у стороны возникнет такое желание, отправить письмо-подтверждение ей никто не запретит. Подтверждают обычно имевшие место устные или письменные договоренности, например:

• бронирование;
• оплату;
• намерение о встрече или участии;
• получение документов или информации;
• заказ;
• намерение заключить договор и так далее.

Однако, как мы уже заметили выше, в некоторых случаях в отдельном подтверждении нет необходимости. Например, подтвердить получение документов может уведомление о вручении, полученное отправителем заказного письма или отчет о доставке электронного письма, оплату подтвердит поступление денег на расчетный счет получателя или платежное поручение и т.п.

Письмо-подтверждение может направляться как юридическим лицом другим юрлицам, так и быть частью переписки между физическими лицами или физлицом и юрлицом.

Общие правила составления

На письма-подтверждения распространяются все правила деловой переписки. То есть:

• письмо должно быть оформлено на фирменном бланке организации, если организация его использует, или содержать в себе реквизиты, позволяющие однозначно идентифицировать отправителя;
• письмо должно содержать в себе описание обстоятельств, ставших поводом к его написанию;
• письмо должно быть подписано лицом, которое имеет полномочия вести переписку от имени организации, в случае, если его пишет организация;
• письмо не должно содержать ошибок и должно быть написано канцелярским языком.

Структура письма

Форма письма-подтверждения законом не регламентирована. На нашем сайте имеется шаблон письма-подтверждения, которым можно воспользоваться, внеся в него свои данные.

Структура письма содержит следующие обязательные элементы:

1. реквизиты организации-отправителя (наименование, юридический адрес и телефон, ОГРН, ИНН/КПП);
2. «шапку», то есть сведения об адресате, расположенные в правом верхнем углу. Физические лица в данном блоке могу разместить и свои данные (ФИО, адрес, при необходимости — паспортные данные, телефон или электронный адрес для связи);
3. заголовок письма, начинающийся со слова «о…» и отвечающий на вопрос, о чем будет письмо. Например, «О заключении договора», «О предоплате», «О поставке»;
4. суть письма, включающая в себя ссылку на факт, который подтверждается. «Подтверждаю получение направленных вами актов сверки взаиморасчетов по договорам поставки №№Д-123, Д-125, Д-128 за период с 01 мая 2022 по 01 ноября 2022 года»;
5. при необходимости — дополнительную информацию, касающуюся данного факта. «Документы будут направлены вам в срок до 01 декабря 2022 года»;
6. подпись руководителя, должность и расшифровка подписи.

После подписания письму присваивается регистрационный номер, и оно отправляется адресату.

Нужно ли подтверждать получение подтверждения

Безусловно, в некоторых случаях сторона-отправитель захочет получить подтверждение того, что письмо-подтверждение дошло до адресата.

Обмениваться подтверждениями стороны могут до бесконечности, запретить этого им никто не может. Однако более удобными способами, экономящими время и бумагу, будут:

• проставление отметки принявшего письмо лица (работника канцелярии) на втором экземпляре письма при личном вручении;
• получение уведомления о вручении, когда письмо направлено почтой;
• получение отчета о доставке факса или электронного сервера.