Письмо-предложение

Письмо-предложение может как носить коммерческий характер, например, в случае, если это письмо предлагает сотрудничество или заключение контракта, так и быть некоммерческим, написанным с целью укрепления связей между организациями.

Файлы в .DOC:Бланк письма-предложенияОбразец письма-предложения

Что можно предлагать

Деловая переписка является важнейшей частью отношений между организациями и организациями и физическими лицами. Посредством писем организации и физические лица обмениваются информацией, запрашивают и направляют документы, предлагают сотрудничество, выставляют друг другу претензии, ходатайствуют, жалуются и так далее.

Письмо-предложение является многофункциональной разновидностью делового письма, посредством которого можно предложить:

• сотрудничество (партнерство);
• принять участие в каком-то событии;
• заключить договор;
• купить товар/заказать услугу или работу и так далее.

При этом письмо-предложение может направляться как контрагентам, с которыми уже налажены деловые отношения, так и незнакомым организациями в качестве первого шага к созданию этих отношений.

Кто может предлагать

Круг адресатов писем-предложений никак не ограничен; это могут быть как организации, так и физические лица. По правилам делопроизводства письма, адресованные руководителям организаций, должны подписываться руководителями же организаций-отправителей. Также допускается подписание писем и заместителями руководителя.

Письма-предложения оформляются на фирменном бланке организации. Скреплять письмо печатью не обязательно, поскольку с 2016 года организация использовать в своей деятельности печать не обязана.

Составление письма

Форма письма-предложения никак не регламентирована. Составлять его можно, опираясь на общепринятые делопроизводственные стандарты и правила делового этикета.

Вы можете воспользоваться имеющимся на нашем сайте шаблоном письма, индивидуализировав его для своих нужд. Письмо-предложение должно содержать в себе следующие, расположенные в логическом порядке структурные элементы:

1. «шапка», то есть данные адресата. Располагается, как правило, в правом верхнем углу письма и содержит название организации, ФИО и должность руководителя, на имя которого направляется предложение (или ФИО физлица);
2. название письма, например, «О сотрудничестве», «О заключении договора», «Об обучении» и так далее;
3. допускается начинать письмо с обращения «Уважаемый/Уважаемая». Обращение располагается по центру и заканчивается восклицательным знаком;
4. под обращением располагается текст письма. Если организации ранее не сотрудничали, рекомендуется в начале письма кратко отрекомендоваться, рассказать о том, чем занимается организация, какой опыт и репутацию имеет, упомянуть о достижениях;
5. предложение должно быть мотивированным, то есть содержать указание на выгоду, который получит адресат в случае, если его примет;
6. если к письму прилагаются какие-то материалы, проспекты, брошюры, об этом также стоит упомянуть в тексте и ниже, в разделе «Приложения»;
7. завершается письмо подписью, должностью и расшифровкой подписи его адресата.

Не рекомендуется благодарить за сотрудничество, ответ и т.п. заранее, поскольку это в некотором роде обязывает собеседника принять ваше предложение или написать ответ.

Письмо можно направить любым способом.