Письмо-приглашение

Письмо-приглашение — это вид некоммерческого делового письма, посредством которого одно лицо изъявляет свое желание пригласить другое лицо или лиц для участия в каком-либо событии, встрече, собеседовании и так далее.

Файлы в .DOC:Бланк письма-приглашенияОбразец письма-приглашения

Письмо-приглашение является, скорее, правилом хорошего тона, нежели обязанностью, однако в некоторых случаях может исполнять роль официального подтверждения намерений приглашающей стороны относительно приглашенного лица или лиц.

В каких случаях составляется письмо-приглашение

Письмо-приглашение может исходить как от юридического, так и от физического лица, и направляться, соответственно, может также как физическим, так и юридическим лицам.

Основными задачами письма-приглашения являются:

• уведомление адресата приглашения о факте события;
• донесение до адресата информации о времени и месте событий;
• подтверждение факта того, что приглашено конкретное лицо;
• укрепление доверия, налаживание деловых контактов с приглашаемым.

Составляться письмо данного вида может по самым различным поводам:

• как приглашение на деловую встречу между руководителями организаций;
• как приглашение кандидата на должность на собеседование;
• как приглашение на торжественное мероприятие (юбилей);
• как приглашение на бесплатные и платные обучающие мероприятия и так далее.

Общие правила составления письма-приглашения

Письмо-приглашение составляется по общим правилам деловой переписки, с использованием канцелярского стиля речи, грамотно, без ошибок.

Как правило, приглашение от лица организации, адресованное руководителю другой организации, подписывается также руководителем.

В отношении физических лиц таких правил нет, и, например, пригласить на собеседование кандидата на должность может и руководитель подразделения, где есть вакансия.

Физические лица могут переписываться между собой и вовсе без всяких ограничений по стилю и грамотности.

Структура письма-приглашения

Установленной законом формы письма-приглашения не существует. На нашем сайте вы можете найти образец письма-приглашения, который можно использовать, индивидуализировав его с учетом ваших конкретных обстоятельств.

Письмо-приглашение состоит из следующих, расположенных в логическом порядке блоков:

1. «шапка», в которой указываются сведения об отправителе и получателе приглашения. Если письмо составляется на фирменном бланке, то оно уже будет содержать в себе реквизиты отправителя. В противном случае их нужно будет указать, чтобы приглашаемое лицо знало, от кого исходит приглашение. Здесь же указываются данные получателя (ФИО, должность, название организации или ФИО и адрес для физического лица);
2. опционально указывается заголовок письма («Приглашение»);
3. по центру строки допускается расположить обращение «Уважаемый(ая)!» с указанием имении и отчества лица, которому направляется приглашение;
4. в тексте письма максимально подробно излагаются обстоятельства планируемого события (дата, время, место, повод), а также оговаривается желание отправителя приглашения увидеть приглашаемого на данном мероприятии (собеседовании, встрече). Отметим, что приглашение может быть и обезличенным, например, «Приглашаем сотрудников отдела кадров вашего предприятия принять участие в бесплатном семинаре по кадровому делопроизводству»;
5. указываются дополнительные сведения (дресс-код, путь проезда до места встречи, контактный телефон встречающего лица, необходимые документы и т.п.);
6. выражается просьба подтвердить участие (если необходимо) и срок, до которого нужно это сделать. Если участие в мероприятии платное, это обязательно должно быть обозначено;
7. опционально прилагаются пригласительные билеты, буклеты, брошюры и т.п.;
8. завершает письмо подпись автора, его должность, ФИО.

Письмо-приглашение может быть передано лично, направлено обычной или электронной почтой.