Письмо с описью вложения

При отправке оригиналов и копий документов в налоговую инспекцию, суд или просто родственнику важно обеспечить получение адресатом всего пакета отправленных документов. Письмо с описью вложения относится к видам отправки, которые позволяют иметь на руках юридически значимое подтверждение отправки конкретного содержимого.

Файлы в .DOC:Бланк письма с описью вложенияОбразец письма с описью вложения

Заказное или ценное

В настоящее время Почтой России предлагаются для удобства отправителей различные виды оформления отправок, среди которых можно выделить заказное письмо и ценное письмо.

Заказное письмо относится к регистрируемым отправлениям, то есть проходит специальную процедуру присвоения трек-номера, по которому в будущем получатель и отправитель письма могут отследить его пересылку до места назначения.

Заказное письмо может быть оформлено с дополнительными услугами, например, уведомление о вручении (подробнее о нем можно прочитать в соответствующем материале нашего сайта).

Заказное письмо с описью вложения по правилам Почты России не оформляется.

Ценное письмо также относится к регистрируемым видам отправления, однако от простого заказного письма его отличает:

• стоимость — она чуть выше;
• возможность составления описи вложения в письмо;
• объявленная ценность;
• возможность оформления наложенного платежа.

Под объявленной стоимостью письма понимается заявленная отправителем ценность его содержимого.

Оформление отправки с описью вложения

Для оформления описи внутреннего вложения в письмо на Почте России существует бланк установленного образца формы ф.107, который будет предложено заполнить отправителю. Для отправки писем за рубеж используется бланк формы CN 07.

Документ должен быть оформлен в двух экземплярах: один останется у отправителя, второй будет вложен в конверт, поскольку предназначается получателю.

В форму потребуется внести следующие данные:

1. наименования всех документов, которые вкладываются в конверт. Необходимо идентифицировать их как можно точнее, например, вместо «свидетельство о браке» указать «свидетельство о браке Иванова И.И. и Петровой А.А.», вместо «справка» указать «справка о составе семьи от 11.12.2022 года»;
2. объявленную ценность для каждого документа, вложенного в письмо. Здесь все остается исключительно на усмотрение отправителя: можно указать и 1 рубль и 10 000 рублей;
3. под таблицей указывается итоговое количество предметов и их общая ценность;
4. ниже указываются данные отправителя и его подпись.

Если опись не умещается в один бланк, то вкладываются два и более бланка, которые нумеруются. Вносить исправления в бланки запрещено. При необходимости внесения изменений бланк должен быть переписан.

После заполнения формы письмо не заклеивается, а вместе с описью вложения предоставляется для проверки сотруднику Почты. Он сличит данные, указанные в описи, с тем, что на самом деле положено в конверт, и сделает отметку в разделе «Проверил». Таким образом на описи появится заверительная надпись, свидетельствующая о том, что в письме содержится именно то, что указано в описи.

После проверки письмо заклеивается, отправитель оплачивает страховку, которая рассчитывается исходя из установленного Почтой тарифа для каждого неполного рубля стоимости, а также услугу «Проверка вложения», которая выполняется сотрудником отделения Почты в присутствии получателя.

Если содержимое потерялось

Получив письмо с описью вложения, получатель вскрывает его сразу же, в почтовом отделении, в присутствии сотрудника Почты. Делается это обязательно, вне зависимости от того, нарушена или нет целостность полученного конверта. Содержимое сверяется с тем, что указано в описи, после чего получатель может забрать письмо.

Если чего-то не хватает, то сотрудник почты и получатель письма составляют акт, и в течение двух месяцев проводится проверка.

Если по прошествии этого срока содержимое письма не будет найдено, его стоимость оплачивается отправителю в полном или частичном объеме (в зависимости от объявленной ценности).