Положение о договорном отделе

Ведение договорной работы на предприятии осуществляет договорной отдел. Для определения его задач и функций организацией разрабатывается Положение о договорном отделе.

Файлы в .DOC:Бланк положения о договорном отделеОбразец положения о договорном отделе

Чем занимается договорной отдел

Основными функциями договорного отдела являются:

1. разработка проектов договоров, обеспечение их согласования и проверка на соответствие законодательству;
2. проверка договоров, присланных контрагентами, в случае необходимости — подготовка протокола разногласий и согласования разногласий;
3. учет договоров;
4. оценка системы эффективности ведения договорной работы на предприятии, принятие мер по ее улучшению;
5. обучение руководителей подразделений и иных специалистов, работающих с договорами;
6. разработка документации по ведению договорной работы и т.п.

Эти и другие функции отдела ложатся в основу положения о договорном отделе.

Разработка и утверждение

Разработкой положения о структурном подразделении занимается его руководитель. К процессу, как правило, привлекаются:

• юрисконсульт — проверяет положение на соответствие законодательству;
• руководитель службы документационного обеспечения управления — проверяет документ на соответствие требованиям делопроизводства, орфографии, пунктуации;
• руководитель (директор) по направлению деятельности и т.п.

В организации может быть установлена своя процедура согласования. Отметки о согласовании делаются на специальном листе согласования, который прилагается к положению.

После прохождения согласования положение передается на утверждение руководителю предприятия вместе с приказом об утверждении Положения. На самом положении делается надпись «Утверждено приказом от ________ года №___». Документ регистрируется, ему присваивается номер.

После утверждения с документом под подпись должны быть ознакомлены все сотрудники отдела. Ознакомление проводится в журнале ознакомления или на листе ознакомления с локальными нормативными актами.

Составление документа

Государственные стандарты в части оформления положений носят рекомендательный характер, и организация сама может решать, использовать ей их или нет. Как правило, при составлении Положений используется типовая структура, в которую вносятся, в соответствии со спецификой делопроизводства, принятого в организации, коррективы. На нашем сайте можно скачать образец и бланк положения для заполнения.

В положение о договорном отделе включаются следующие разделы:

1. общие положения;
2. задачи структурного подразделения;
3. функции структурного подразделения;
4. обязанности сотрудников;
5. права сотрудников;
6. ответственность;
7. заключительные положения.

Общие положения

В разделе приводятся ссылки на документы — нормативные акты и стандарты, на основании которых составлено положение, дается определение договорного отдела и его место в структуре предприятия, оговаривается структура самого отдела.

Задачи и функции

В разделах излагаются соответственно задачи и функции отдела. Раздел должен быть максимально подробным. На основании функций отдела определяются его задачи и обязанности работников.

Обязанности сотрудников и права

Перечисляются обязанности и права сотрудников. Список обязанностей может быть общим, поскольку более подробно обязанности каждого сотрудника излагаются в соответствующей должностной инструкции. С этой целью в документе делается пометка: «сотрудник должен руководствоваться требованиями настоящего положения, должностной инструкции и иных ЛНА».

Ответственность

В данном разделе говорится об общей ответственности подразделения за ненадлежащее выполнение возложенных на него функций.

Заключительные положения

В заключительных положениях оговаривается порядок вступления положения в силу и порядок утверждения изменений, а также, при необходимости, указывается дата введения документа в действие.

Хранение

Положение о договорном отделе должно храниться постоянно. Поскольку оно обычно создается в двух экземплярах, один из них хранится в канцелярии, другой — в самом отделе.