Претензия поставщику

Вопросы составления претензии поставщику возникают в процессе хозяйственно-экономической деятельности юридических лиц. Перед физическими лицами задача составления подобной претензии возникает, если взаимоотношения с поставщиком имеются у индивидуального предпринимателя.

Файлы в .DOC:Бланк претензии поставщикуОбразец претензии поставщику

Кому доверить

В случаях, когда у юридического лица в штате имеется юрист, то обязанность составления претензий обычно ложится на него. Иногда претензионную работу ведут бухгалтеры. Но если штат юридического лица или ИП совсем небольшой и бухгалтер приходящий, то для составления претензии придется приглашать стороннее лицо или попытаться составить ее самому.

На самом деле в вопросах составления претензии нет ничего сложного. Юристы обычно составляют претензии поставщику, исходя из правил составления договоров. Зачем они так усложняют простейшую, в общем то операцию, неизвестно, но вреда смыслу претензии это не наносит. Если говорить честно, то претензии вообще крайне сложно нанести какой-либо вред, потому что нет ни одного законодательного акта, который регламентировал бы форму претензии или ее структуру. А это значит, что писать ее можно как угодно, лишь бы она четко доносила мысль ее составителя.

В каких случаях пишется претензия поставщику

Предъявлять претензии можно только в соответствии с имеющимся договором поставки и с пунктами, содержащимися в нем. Соответственно, причиной предъявления претензии может быть только несоблюдение условий договора. Чаще всего причинами могут быть:

• поставка некачественного товара;
• нарушение сроков поставки товара;
• нарушение условий транспортировки товаров;
• поставка товаров, непредусмотренных договоров;
• поставка товаров по цене выше договоренной и т.д.

В чем смысл претензии поставщику

Претензия не является документом с самостоятельной юридической силой. Она лишь способ заявить контрагенту о нарушении условий договора.

Однако претензия имеет и некоторый правоустанавливающий характер по следующим причинам:

1. Обычно договор между контрагентами содержит в себе директивное условие досудебного порядка рассмотрения спора в порядке выставления претензий. То есть претензия является способом соблюдения договора в части досудебного разбирательства. Если же договор не содержит условий о досудебном порядке, то подача претензии не обязательна и можно обращаться сразу в суд. Но, поскольку суд – дело хлопотное и дорогостоящее, то лучше все же начать с претензии. Вполне возможно, что контрагент согласится с вашими доводами, и идти в суд не понадобится.
2. Вторая правоустанавливающая роль претензии – это ее способность приостанавливать сроки давности. По общему правилу договор предусматривает сроки предъявления претензий по несоблюдению его условий. Например, претензии по качеству товара должны быть предъявлены в течение 10 дней с момента осуществления поставки. Предположим, что получатель товара решил обратиться сразу в суд, минуя стадию претензии. Пока он оформил необходимые акты приема товара, сделал дефектовку, составил иск в арбитражный или общей юрисдикции суд, оплатил госпошлину и т.д., прошло 20 дней. Разумеется, суд отказал ему в приеме заявления в виду пропуска срока. Если бы в течение 10 дней после получения товара он написал самую простенькую претензию поставщику, то она приостановила бы срок. Подать за тот же период иск в суд невозможно, потому что иск простенькой формы не бывает, и он должен быть подтвержден документами.

Как пишется претензия поставщику

Самым близким по форме к претензии является самое обыкновенное заявление Как и претензия, заявление содержит сведения кому и от кого оно направляется и изложение желание заявителя.

Поэтому, начав писать претензию, надо всего лишь помнить о форме заявления.

Начинается претензия с «шапки», то есть наименования того, кому она предъявляется и кто ее автор. Для этого, в верхнем правом углу листа в узкий столбик располагаются следующие данные:

1. «кому», то есть наименование и адрес поставщика. Правильные реквизиты поставщика следует взять из договора поставки. Если в договоре поставки указаны два адреса, значит, следует писать два;
2. «от кого», то есть наименование претенциониста. Свои данные надо указывать на основании того же договора поставки.

Сразу под шапкой, но уже по центру листа, располагается название документа – «П Р Е Т Е Н З И Я», а под претензией – усеченная до нескольких слов суть, например:

П Р Е Т Е Н З И Я
В связи с поставкой некачественной продукции

Под этими строчками начинается описательная часть претензии. В нее входят:

• сведения о существующем договоре поставки и дате его заключения;
• сведения о предмете договора;
• сведения об обязательствах сторон по договору;
• сведения о том, какие пункты договора были нарушены поставщиком;
• оценка неисполнения договора в рублях (штрафы, неустойки, пеня и т.д.);
• перечисление причин претензии и их подтверждение (бракованный товар, его фотографии, акты обнаружения дефектов и прочее):

таким образом, в описательную часть претензии входит все, что нарушил поставщик.

После изложения обстоятельств, со слова «Т Р Е Б У Ю» начинается резолютивная часть. Именно в эту часть входит то, что вы хотите получить от поставщика, расчет материальных претензий и реквизиты, на которые должны быть перечислены деньги. В список требований могут входить:

• замена товара;
• выплата неустойки;
• выплата штрафов и т.д.

После изложения требований в обязательном порядке следует вписать:

«Претензия направляется в порядке досудебного рассмотрения спора»

Также не лишним, но и не обязательным будет установление срока получения ответа на претензию. Не обязательной эта приписка будет по той причине, что составленная и отправленная претензия уже выполнила свое назначение – застолбила сроки. Далее – забота поставщика решить, доводить ли дело до суда, или попытаться уладить его мирными путями.

Если ответа на претензию не последует или будет отказ в удовлетворении претензии, дорога в суд открыта, поскольку претензия выполнила свою главную задачу.
Перед подписью и датой следует создать рубрику «Приложение», расположив ее ближе к левой части листа. В этой рубрике указываются все документы, прилагаемые к претензии. Ими могут быть:

• Акты осмотра;
• Акты приемки;
• Любые бухгалтерские документы;
• Протоколы осмотра товара;
• Акты дефектовки;
• Заключения эксперта;
• Любые относящиеся к товару фотографии, например вид товара в вагоне при доставке ж/д транспортом и т.д.

Как вручить претензию

Не так важна дата вручения претензии, как дата ее отправки контрагенту. Именно с этой даты течение сроков давности приостанавливается. Разумеется, способ отправки должен быть разумным. Нельзя отправлять претензию курьером-велосипедистом за 2000 км. То есть способ отправки должен гарантировать самое быстрое получение претензии контрагентом.

Если контрагент расположен неподалеку, то можно предъявить претензию лично или через доверенное лицо. Вручается претензия под роспись с указанием даты вручения.

Можно отправить претензию заказным письмом, но с учетом того, что письмо может идти долго, желательно уведомить контрагента об отправке претензии. Это можно осуществить посредством телефонограммы, электронного письма или СМС.

При наличии у контрагента факса, можно использовать и этот способ отправки.

Какой бы способ вручения ни был избран, главное чтобы имелось подтверждение получения претензии контрагентом.