Приказ о формировании комиссии по уничтожению документов

Для организации уничтожения документов организации, утративших свою актуальность, создается специальная комиссия. Назначается она приказом руководителя о формировании комиссии по уничтожению документов.

Файлы в .DOC:Бланк приказа о формировании комиссии по уничтожению документовОбразец приказа о формировании комиссии по уничтожению документов

О хранении документов

Фонды (предприятия), комплектующие муниципальные и государственные архивы, обязаны организовать учет и хранение документов и их передачу в архив на ответственное хранение по истечении определенного срока.

Однако несмотря на то, что коммерческим организациям такая обязанность не вменена, существует целый ряд нормативных актов, предусматривающих обязанность частных организаций хранить и предоставлять по первому требованию отдельные документы (как правило, учредительные, правоустанавливающие, финансовые). Так, например:

• Федеральный закон от 08 февраля 1998 года № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (статья 50) устанавливает, что ООО обязано хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества;
• Федеральный закон от 26 декабря 1995 года № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (статья 89) также устанавливает, что АО (ПАО) обязано хранить документы, предусмотренные настоящим Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные нормативными правовыми актами Российской Федерации.

За утрату, утерю или неправомерное уничтожение таких документов могут полагаться штрафы.

Ценность документов

Не все образующиеся в процессе деятельности организации документы должны храниться постоянно. Некоторые документы с течением времени утрачивают свою актуальность и могут быть уничтожены.

Главным критерием отбора документа к уничтожению является утрата им ценности.

Все документы условно могут быть разделены на три группы в зависимости от ценности:

1. документы постоянного хранения. Это документы, имеющие непреходящее социальное, историческое, экономическое значение. К ним относятся учредительные документы организации, реестры акционеров, описи дел, годовые бухгалтерские отчеты и т.п.;
2. документы длительного (свыше 10 лет) хранения. Это документы по личному составу (награждение), документы по несчастным случаям на производстве и т.п. — то есть то, что может иметь значение в течение человеческой жизни;
3. документы временного хранения. Это документы, имеющие ценность «здесь и сейчас», то есть в период оперативного делопроизводства в течение делопроизводственного года и, как правило, до 5 лет. К ним относятся приказы по дисциплине, общая переписка, внутренние служебные документы и т.п.

Поскольку документы, образующиеся в делопроизводстве различных организаций, достаточно схожи, с целью облегчения их учета и определения ценности разработан специальный Перечень типовых управленческих документов (утвержден Росархивом в 2019 году), в котором указаны сроки хранения большинства документов.

Также на уровне ведомств и отраслей могут быть утверждены свои Перечни, в которых указаны сроки хранения более специфичных для отрасли документов.

На основании Перечня и описи дел, ведущихся в организации, лицом, ответственным за делопроизводство, при участии экспертной комиссии предприятия формируется сводная номенклатура дел организации.

Экспертная комиссия

Согласно Правилам работы архивов организации, утвержденным приказом Минкультуры №526 от 15 марта 2015 года, в начале каждого делопроизводственного года организация обязана провести экспертизу ценности документов.

Проведением экспертизы ценности документов занимается постоянно действующая экспертная комиссия, которая назначается приказом руководителя. О том, как составить этот приказ, мы рассказали в материале по ссылке. Во время своего заседания экспертная комиссия:

• просматривает документы с истекшим сроком хранения и определяет необходимость его продления (или отсутствие необходимости);
• определяет срок хранения для новых документов в случае, если они отсутствуют в Перечне, и ответственный за делопроизводство затрудняется самостоятельно определить их ценность;
• согласовывает описи дел и утверждает список дел, выделенных к уничтожению.

Все эти вопросы отражаются в протоколе заседания экспертной комиссии.

Комиссией по уничтожению документов, таким образом, может называться как сама экспертная комиссия, так и специально созданная, отдельная комиссия, которая на предприятии занимается только уничтожением документов.

Задачи комиссии по уничтожению документов

Основными задачами комиссии по уничтожению документов, как правило, являются:

• согласование и представление на утверждение руководителю списка документов, подлежащих уничтожению (акта о выделении документов к уничтожению);
• организация уничтожения (выбор места, времени, способа уничтожения, заключение договора с организацией, оказывающей такие услуги);
• проведение уничтожения в случае, если оно проводится силами самой организации.

При этом комиссия обязана убедиться в том, что:

• будут уничтожены не только оригиналы, но и копии и дубликаты документа, включая электронные;
• уничтожение будет проводиться с соблюдением коммерческой и другой тайны. Например, недопустимо уничтожение бухгалтерских документов выбрасыванием в общий мусорный контейнер и т.п.;
• не будут уничтожены документы, необходимые для длящегося или предстоящего судебного разбирательства.

Сам факт уничтожения оформляется актом об уничтожении документов с истекшим сроком хранения. Как правило, составляют акт члены комиссии по уничтожению.

Как создать комиссию

В комиссию могут быть включены любые работники на усмотрение руководителя. Как правило, в обязательном порядке в члены комиссии включаются заведующий делопроизводством или начальник отдела кадров, или юрист, но могут быть привлечены и другие сотрудники.

Председателем комиссии является либо сам руководитель организации, либо кто-то из лиц высшего руководства (например, директор по административной работе или начальник управления документационного обеспечения).

Сама комиссия может быть как постоянно действующей, так и временной, создаваемой для уничтожения конкретных документов. Работу комиссия осуществляет в соответствии с Инструкцией по делопроизводству данной организации. С ней все члены комиссии должны быть ознакомлены под подпись.

Для уничтожения документов с грифом «ДСП» (для служебного пользования) составляется отдельная комиссия.

Форма приказа

Унифицированной формы приказа о создании комиссии по уничтожению документов не существует. Организация вправе свои, утвержденные на внутреннем уровне образцы распорядительных документов. На нашем сайте имеются образец и бланк приказа, которые также можно применять в работе.

Приказ оформляется на фирменном бланке (если организация его использует) или на обычном листе формата А4. В последнем случае в верхней части листа потребуется указать:

• наименование организации;
• юридический адрес;
• ИНН/КПП.

Сам документ состоит из следующих структурных элементов:

1. 1. название и заголовок;
   2. преамбула. В данной части документа указываются основания для его издания (ссылки на нормативные акты федерального, отраслевого или локального уровня, например, на Положение о делопроизводстве), а также указывается цель его издания, например, «с целью организации уничтожения документов с истекшим сроком годности»,
   3. слово «приказываю»;
   4. текст приказа, в котором перечисляется состав комиссии с указанием ФИО, должности, подразделения каждого члена комиссии, оговариваются сроки работы комиссии и ее прямые обязанности («заключить договор на уничтожение документов с ООО «Шредер» в срок до 12.04.2023 года, представить мне на утверждение акт о выделении документов к уничтожению»). Также делается ссылка на документ, которым в своей деятельности должна руководствоваться комиссия;
   5. данные об ответственных за ознакомление с приказом членов комиссии и лице, контролирующем исполнение приказа;
   6. должность, подпись, расшифровка подписи руководителя.

В свою очередь реквизиты приказа вписываются в качестве основания в акт об уничтожении документов.

Хранение

Приказ о формировании комиссии по уничтожению документов относится к приказам по основной деятельности и хранится в деле приказов постоянно.