Файлы в .DOC:Бланк приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжекОбразец приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек
Нормативная база
Несмотря на то, что с 2021 года вновь принимаемым сотрудникам бумажная трудовая книжка выдаваться не будет (ст. 2 ФЗ от 16.12.2019 № 439-ФЗ), она из оборота не изъята и по-прежнему ведется работодателями на тех работников, кто решил ее сохранить.
Поэтому работодатель по-прежнему обязан обеспечивать организацию учета, хранения, ведения и выдачи книжек.
Об этом говорят и Правила ведения и хранения трудовых книжек, которые утверждены Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225. В этих же правилах (п. 45) оговаривается и назначение ответственного за ведение трудовых книжек лица из числа работников, которые непосредственно этим занимаются.
Как правило, ответственным назначается начальник отдела кадров, однако закон не запрещает назначить и определенного сотрудника. Именно назначенное руководителем лицо будет нести непосредственную ответственность в случае утери книжки или неверного внесения в нее сведений.
СЗВ-ТД и бумажные трудовые книжки
Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ установил обязанность работодателя с начала 2021 года подавать в Пенсионный фонд отчет по форме СЗВ-ТД, содержащий в себе сведения о движении кадров. О том, что это за отчет и что туда включается, мы рассказали в отдельной статье по ссылке.
В отчет вносятся и сведения из бумажных трудовых книжек в случае, если:
- работник увольняется;
- работник переводится на другое место работы.
Форма приказа
Унифицированной формы приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек не существует. Работодатель может составить их по образцу распорядительных документов, утвержденных положением или инструкцией по делопроизводству, принятыми в конкретной организации.
Оформление приказа на фирменном бланке является обязательным только в случае, если организация его использует. Если бланки не применяются, то в «шапке» приказа потребуется обозначить основные данные об организации:
- наименование;
- юридический адрес;
- ИНН, КПП.
На нашем сайте имеются бланк и образец приказа, которыми можно воспользоваться в работе. Документ состоит из следующих обязательных элементов:
- Название — Приказ.
- Заголовок — «О назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек».
- Преамбула приказа — то есть основание и обоснование. В данном случае в качестве основания можно привести ссылки на упомянутую выше ст.66 ТК РФ и Правила. Обоснованием будет непосредственно цель издания приказа — «С целью организации учета, хранения…».
- Слово «приказываю», располагающееся по центру под преамбулой.
- Текст приказа, в котором указывается ответственное лицо. Здесь же можно указать, какими документами это ответственное лицо должно руководствоваться в работе.
- Указание на лиц, ответственных за доведение приказа до сведения заинтересованных сотрудников, и за исполнение приказа.
- Должность, подпись, расшифровка подписи руководителя, подписавшего приказ.
После подписания руководителем приказ регистрируется в журнале регистрации приказов или в электронной системе делопроизводства.
Ознакомление и хранение
Ответственное лицо должно быть ознакомлено с приказом под подпись. Сделать это можно как на листе ознакомления с приказом, так и в журнале ознакомления с распорядительными документами.
Приказы по основной деятельности, к которым относится, в том числе и приказ назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек, хранятся в деле приказов постоянно.
По истечении периода оперативного делопроизводства (спустя год после завершения года, в котором они были изданы) приказы оформляются в дело и передаются на хранение в архив организации.